טיפים בתחום טכנולוגיות ענן: איך לעבוד מהבית על מסמכים שנמצאים במשרד?
טכנולוגיות ענן מעניקות לעסקים הקטנים אפשרויות שהיו שמורות עד כה רק לגדולים
עסקים קטנים ובינוניים לרוב אינם ממהרים לאמץ טכנולוגיות חדשות, וחבל. מדי יום ממציאות חברות (קטנות בדרך כלל) טכנולוגיות שעשויות לעזור לחברות אחרות להתייעל ולצמוח. יותר מ־2,000 עסקים קטנים ובינוניים בעולם השתתפו לאחרונה במחקר "שוק הביניים בפרספקטיבה של 2011", שנערך על ידי חברת המחקר KS&R ומומן על ידי ענקית המחשבים יבמ. 80% מהעסקים שנסקרו דיווחו כי הם מחפשים גישות חדשות שיאפשרו לאזן טוב יותר בין פתרונות המקדמים יעילות ובין כאלה המעודדים ומטפחים צמיחה וחדשנות. על רקע זה, ברור מדוע 66% מהארגונים שהשתתפו במחקר נמצאים כבר בעיצומם של פרויקטים הנשענים על מחשוב ענן, או מתכננים פרויקטים כאלה.
מחשוב ענן, או טכנולוגיות ענן, הוא שם כולל לשירותים שונים שפועלים ברשת ולכן זמינים מכל מכשיר שמחובר לאינטרנט - בדיוק כמו הוטמייל או ג'ימייל, רק שעם התפתחות רוחב הפס התפתח גם מגוון השירותים שמציעה הרשת. בין השיקולים למעבר לענן ניתן למצוא חיסכון בעלויות, צמצום כפילויות מיותרות, שיפור זמינות הביצועים והמערכות וגמישות מרבית. הטיפים הבאים יעזרו לכם לגלות את העולם המופלא של טכנולוגיות הענן.
לעבוד מהבית על מסמכים שנמצאים במשרד צילום: shutterstock
95. לעבוד מהבית על מסמכים שנמצאים במשרד
ההוצאה על תוכנות היא אחת ההוצאות הכבדות של כל בית עסק, וההוצאה על תוכנות משרדיות כבדה במיוחד. אבל אם עיקר השימוש בהן הוא לכתיבת מסמכים סטנדרטיים, ליצירת מצגות פשוטות ולעבודה עם גיליוני נתונים לא מורכבים - ייתכן שמדובר בהוצאה מיותרת. כיום קיימים ברשת מגוון שירותים חינמיים שמספקים את אותן יכולות, כשהמומלצים ביותר הם גוגל דוקס והווב אופיס של מיקרוסופט.
גוגל דוקס (docs.google.com) עושה שימוש בממשק מהסוג שהיה נהוג באופיס עד יציאת אופיס 2007. הוא כולל יכולות עבודה שיתופיות רבות בזמן אמת, ומהווה תענוג אמיתי כששני עובדים או יותר רוצים לעבוד על מסמך ביחד. מי שרגיל לעבוד עם Word של מיקרוסופט יכול ליהנות משני העולמות באמצעות Google Cloud Connect, תוכנה שמקשרת את ה־Word ל־Google Docs, ושומרת העתקים עדכניים של המסמכים בשניהם. כך תוכלו להמשיך לעדכן אותם מהבית ב־Google Docs, והשינויים יסונכרנו בחזרה לקובץ ה־Word במחשב המשרדי.
שירותי האופיס המקוונים של מיקרוסופט (http://office.live.com) חלשים יותר בשיתוף, אך נוחים ופשוטים יותר לשימוש. בנוסף, מיקרוסופט מספקת אפשרויות סנכרון מובנות אם אופיס מותקנת על המחשבים בעסק. כך, ניתן להתחיל לעבוד על מסמך במשרד, ולבצע תיקונים או השלמות מהבית.
96. ליצור כתובת אימייל מקצועית בחינם
עסקים קטנים שרוצים להציג חזות מקצועית כלפי חוץ משקיעים לא מעט כסף בשרתי Exchange ותוכנת אאוטלוק כדי לקבל כתובת אימייל עם סיומת ובה שם החברה. Google Apps הוא שירות של גוגל המאפשר ליצור חשבונות ג'ימייל עם כתובת האתר של העסק (you@business.co.il, במקום you@gmail.com), שניתן בחינם לעד עשרה חשבונות (ועולה 10 דולרים לשנה ליותר מכך). ההפעלה פשוטה וברורה, ובעל העסק יכול ליצור חשבונות וכתובות דואר לעובדיו ולנהל אותם. בין היתרונות הרבים של Google Apps ניתן למנות את חוסם הספאם הכמעט מושלם של גוגל וגישה לשירות מכל מקום ומכל מכשיר. עסקים שדואגים במיוחד לאבטחת מידע יכולים לעשות שימוש ב־Two Factor Authentication, שירות חינמי של גוגל המאפשר כניסה לחשבון רק באמצעות הקלדת קוד שני (בנוסף לסיסמה), המשתנה מדי כחצי דקה והמתקבל בצורת SMS או מתוך אפליקציית אייפון ואנדרואיד.
www.google.com/a/cpanel/domain/new
ליצור כתובת מייל חינם צילום: shutterstock
97. להגדיל את חבילת התוכנות
אם כבר ניסיתם את כלי האופיס המקוונים והחינמיים של מיקרוסופט והייתם מרוצים, יכול להיות שתהיו מעוניינים לבדוק גם את שירותי הענן בתשלום של החברה. אחד המומלצים לעסקים קטנים הוא Office 365 - חבילת שירותים בתשלום חודשי שנקבע על בסיס מספר המשתמשים, המציעה מגוון תוכנות בענן שהתקנתן ותחזוקן בצורה המסורתית יכולה להוביל להוצאות כבדות.
בין השירותים שנמצאים בחבילה ניתן למנות לוח שנה ואימייל בענן, עם אפשרות לקבוע פגישות, לנהל אנשי קשר, ולכתוב ולקבל אימיילים מכל מחשב או מכשיר נייד המחובר לרשת; SharePoint Online, כלי שיתופי ליצירת ועריכת מסמכים; ו־Lync Online, כלי תקשורת פנים ארגוני המאפשר להעביר מסרים מיידיים, לבצע שיחות וידיאו ושיחות ועידה מקוונות והכולל יכולות שיתופיות כמו הצגת מצגת בזמן שיחות וידיאו.
אחת מנקודות החוזק של המערכת היא השילוב המוצלח שלה עם חבילת התוכנות Office Professional Plus, הכוללת את היישומים הקיימים בגרסת הענן שאוזכרו לעיל וכן תוכנות רבות נוספות. מדובר בפתרון מוצלח לעסקים הרוצים לנצל את יתרונות העבודה בענן, אך חוששים מהעברת כל התוכנות אליו באופן בלעדי.
98. לנהל קבצים במשותף
Dropbox היא תוכנת ניהול קבצים מתוחכמת ונוחה במיוחד, שמאפשרת למנהלים ולעובדים לשלוח הודעות, תמונות וסרטונים ל"שטח אחסון משותף". אל ה"שטח" הזה ניתן לגשת מכל מקום ובכל שעה, וכך בעצם להמשיך לעבוד גם מהדרך ומהבית. ועדיין, אין מדובר ברשת פנימית של מחשבים. ייתרון נוסף הוא שניתן להתחבר לשטח האחסון המשותף גם דרך מכשירים סלולריים או מחשבים ניידים.
היתרון של Dropbox טמון בכך שהיא לא רק מעלה את כל החומרים לשטח הענן של החברה, אלא גם שולחת פיזית את כל הקבצים המשותפים למכשירים השונים, כאשר השליחה והסנכרון מתבצעים כל הזמן.
99. לגבות מידע בחינם
המידע ששמור על מחשבי העסק שווה הרבה כסף, וכדאי לגבות אותו לעתים תכופות. ברשת ניתן למצוא מגוון שירותי גיבוי בענן, שרובם מספקים נפח אחסון חינמי קטן, ודורשים כסף על אחסון בנפח גדול יותר. השירות המועדף עלינו הוא חינמי לחלוטין, ומגיע גם עם שם של חברה גדולה: Windows Live Mesh של מיקרוסופט. השירות דורש התקנה של תוכנה על המחשב, ומאפשר לסנכרן תיקיות נבחרות עם הענן עד לנפח של 5 גיגה־בייט. אל הקבצים שסוכנרנו ניתן לגשת מכל דפדפן המחובר לרשת. בנוסף מספק השירות אפשרויות סנכרון בין מחשבים עד לנפח של 50 גיגה־בייט - פתרון מוצלח בעבור מי שמפחד מאחסון המידע בענן ומעדיף שהוא יעבור אוטומטית למחשב שנמצא במיקום אחר. יתרון נוסף של השירות טמון בכך שהוא מאפשר גם להתחבר מרחוק לכל מחשב שעליו מותקנת התוכנה.
100. לנהל קשרי לקוחות בקלי קלות
ניהול הקשר עם הלקוחות והספקים יכול להיות משימה מפרכת. בניית גיליונות נתונים היא משימה מורכבת הדורשת זמן, ידע ותוכנות מקצועיות לניהול קשרי לקוחות (CRM). גם כאן הענן מספק תשובה בדמות מערכת ה־CRM של Salesforce.com, אחת מחברות שירותי הענן הגדולות בעולם. הפלטפורמה של סיילספורס לא מחייבת את העסק לרכוש תוכנה יקרה, אלא מאפשרת לו לבחור מבין חבילות שונות וגובה תשלום על בסיס מספר המשתמשים. מעבר ליכולות CRM מוכרות כמו מעקב אחרי מכירות, ניהול אינטראקציות עם לקוחות וניתוח הפעילות העסקית, מציעה המערכת של סיילספורס גם יכולות שיווק חזקות כניהול קמפיינים מקוונים או שליחת אימיילים המוניים ללקוחות שהסכימו לכך. לחברה יש גם נציגות מקומית, המספקת תמיכה והתאמה של מערכת ה־CRM, ומזה יותר משנה שהיא מציעה גרסה שלה עם תמיכה מלאה בעברית.
גם Zoho מציעה מגוון שירותי רשת לעסקים, כולל מערכת CRM, אימייל, עריכת מסמכים, ניהול חשבונות ועוד. החיסרון העיקרי לקהל הישראלי הוא תמיכה חלקית בלבד בעברית.
101. להקים אתר בשני צעדים
אתר אינטרנט הוא כלי חיוני לאיתור לקוחות ולשמירה על הקשר עמם לא פחות ממספר טלפון, אבל הקמתו יכולה לעלות אלפי שקלים. למרות זאת, במחיר כמעט אפסי (על אחסון וכתובת לאתר), עם הבנה בסיסית במחשבים וקצת נחישות ניתן להקים לעסק אתר מקצועי ויציב שנמצא בשליטתו המלאה של בעל העסק.
צעד ראשון: מציאת כתובת ושרת
ראשית, יש לרכוש כתובת אתר ושרת לאחסונו. השאלה הראשונה שאיתה יש להתמודד הנה האם כדאי לרכוש כתובת עם סיומת co.il או com. כתובות co.il משייכות את העסק אוטומטית לישראל, אך כתובות com זולות וקצרות יותר, ולרוב הגולשים לא ממש אכפת מהסיומת.
בסופו של דבר, מכיוון שמרבית ספקי האחסון בעולם מציעים עסקת חבילה הכוללת כתובת אתר, שאלת הסיומת תיפתר כנראה בהתאם לספק שתבחרו, שחייב להיות ספק גדול ומוכר. ברשת ניתן אמנם למצוא אינספור ספקים שמציעים נפח אחסון ותעבורה בלתי מוגבלים במחירי רצפה, אך מדובר לרוב בספקים לא אמינים, הסובלים מנפילות רבות ומספקים גלישה אטית. הישמרו מהם, ובכל מקרה בצעו סקר שוק קצר לפני הבחירה.
התלבטות אחרת היא האם לבחור ספק מקומי או ספק בחו"ל. ספקים בחו"ל מציעים לרוב שירותים רבים יותר, נפחי אחסון ותעבורה גדולים יותר, ובסיסי נתונים רבים וגדולים יותר במחירים זולים משמעותית. היתרון של ספקים מקומיים טמון בכך שהם מספקים תמיכה בעברית.
שאלה נוספת היא האם לבחור שרת אחסון מבוסס לינוקס או חלונות, אבל האמת היא שאין מה להתלבט: עבור צרכי העסק הקטן, ההבדלים בין השרתים זניחים.
צעד שני: הקמת האתר
אחרי בחירת הכתובת ושרת האחסון צריך להקים אתר. הפתרון המומלץ הוא תשתית Wordpress, שבמקור נועדה ליצירת בלוגים, אך יכולה לשמש גם לאתרים עסקיים. את כל המידע שצריך לשם כך (ובעברית) ניתן למצוא במדריך. חשוב לקרוא את מדריך ההתקנה לפני שמבצעים צעד כלשהו כדי להבין אם מדובר בפתרון שמתאים לכם. מדריך מצוין מבית היוצר של "כלכליסט", הכולל גם סרטון וידיאו, יעזור לכם גם הוא. אחד היתרונות של Wordpress הוא שזוהי פלטפורמה עם קהילת משתמשים גדולה בעברית, שמפתחת כלים ומסייעת בבעיות.
אפשר להסתפק גם ב־Wordpress.com, פלטפורמה חינמית המספק אתר מן המוכן, ללא צורך להתעסק ברכישת שרתים והתקנות. את הבעיה היחידה - שם אתר לא מקצועי (name.wordpress.com) - ניתן לפתור באמצעות רכישת כתובת דרך האתר.
ברשת קיימים עוד מגוון פתרונות חינמיים לבניית אתרים, חלקם מצוינים ובעלי יכולות טובות (למשל Google Sites). עם זאת, לעסקים הרוצים להציג חזות מקצועית לא מומלץ להשתמש בהם, מכיוון שהם לא מאפשרים לעסק לעשות שימוש בכתובת משלו, מה שעלול ליצור רושם חובבני.
המדריך של Wordpress:
מדריך "כלכליסט" ל־Wordpress:
