5 כללי זהב לניהול משא ומתן מוצלח
ערכו הכנה מוקדמת, שאלו שאלות ענייניות שאינן מערבות אגו ואתרו אינטרסים משותפים - כך תנהלו משא ומתן כך ששני הצדדים ייצאו מרוצים
משא ומתן הינו חלק מכל תהליך עסקי והוא משמעותי במיוחד עבור עסקים קטנים בהם כל עסקה שנסגרת היא חשובה. כדי להשיג את האינטרסים שלך במשא ומתן, יש לחשוב כל הזמן גם על אלו של הצד השני ולשאוף למצב של win win שבו שני הצדדים יוצאים שבעי רצון מהמשא ומתן, כך שכל עסקה הופכת לבסיס לעסקה המוצלחת הבאה.
קבלו חמישה כללי זהב לניהול משא ומתן מוצלח:
1. הקשר הראשוני: כל לקוח הוא בבחינת לקוח פוטנציאלי, כעת או בעתיד. לכן כבר במפגש הראשון או בשיחת הטלפון הראשונה צרו אווירה פתוחה ונעימה, המלווה בשפת גוף חיובית, שמרו על קשר עין, שדרו נינוחות וביטחון, אבל לא כוחניות ושמרו על שפת גוף נינוחה לכל אורך המשא ומתן. בסופו של יום, אנשים מנהלים משא ומתן עם אנשים ולא עם עסקים, לכן, לקשר הראשוני חשיבות רבה להמשך התהליך. התחילו בשיחה קלה (סמול טוק), הציעו משקה ונווטו את המשא ומתן באווירה עניינית ונעימה.
2. הגיעו מוכנים: הכינו את עצמכם למשא ומתן: ערכו רשימה של האינטרסים שלכם: מה חשוב לכם להשיג, על מה אתם מוכנים לוותר ועל מה לא, כמה משאבים אתם מוכנים להשקיע בתהליך. נסו לשרטט תרחישים אפשריים ותכננו תגובה לכל תרחיש. הכינו תשובות לשאלות צפויות ולבקשות כמו הורדת מחיר, שינוי תנאי העסקה וכו'. הכנה מוקדמת תאפשר לכם שליטה ותימנע ממכם הלם או תגובה אמוציונלית.
כחלק מההכנה למשא ומתן, אספו מידע מוקדם על הצד השני, על צרכיו והעדפותיו. מידע זה יסייע לכם לבנות הצעה מדויקת ומתאימה עבורו, מה שיזכה אתכם בהערכה מצידו על המאמץ שעשיתם. עם זאת, השתמשו בזהירות המתבקשת במידע שאתם דולים מרשתות חברתיות אודות הלקוח. העובדה שהוא חשף מידע אישי או חברתי ברשת אינה אומרת בהכרח שהוא יקבל באהדה את השימוש שתעשו במידע בעת משא ומתן.
3. לימדו להקשיב: אנחנו עסוקים כל כך בהעברת המסר שלנו, במה שאנחנו רוצים למכור או להשיג, שאנחנו מפספסים פעמים רבות את האפשרות להקשיב באמת ולקבל מידע חשוב. ידע הוא כח ובמשא ומתן הוא כח משמעותי. לכן, הקשיבו באמת לצד השני, נסו ללמוד ממנו מה הוא בדיוק צריך, מה חשוב לו, מה האינטרסים שלו (רק מחיר נמוך? אולי תחושת ביטחון?), מה מפעיל אותו, מהן נקודות התורפה שלו ומהם הקווים האדומים מבחינתו. הקשיבו גם לסאבטקסט ולשפת הגוף של הצד השני, אלו יסייעו לכם לתת מענה רלוונטי ומדויק.
נסו להגיע למצב של win-win צילום: שאטרסטוק 4. שאלו שאלות מתאימות: שאלו שאלות ענייניות והקשיבו לתשובות שמתקבלות. כאשר הדברים נשאלים מתוך עניין, קל לצד השני לתת מענה ענייני ולא מתוך אגו ותחושת פגיעות. למשל, במקום לשאול "נראה לך שאסכים למחיר הזה?" כדאי לשאול עניינית: "איך הגעת לתחשיב הזה?" זו שאלה שאינה מערבת אגו ומאפשרת לנהל שיחה אמיתית שמקדמת את העסקה.
ככל שהמשא ומתן מתקדם, כדאי לעבור משאלות פתוחות לשאלות ברירה, עד לסגירת העיסקה. כך במקום לשאול "האם תרצה שאשלח לך הצעת מחיר?" שהיא שאלה שהתשובה עליה היא כן או לא. עדיף לשאול "מתי תרצה שאשלח לך את הצעת המחיר היום או בשבוע הבא?".
במקום לשאול "איך תרצה לשלם?" שאל "האם תרצה לשלם בשני תשלומים או בשלושה?".
תנו לצד השני להתלבט בין כן לכן, כאשר אתם מציגים לו כל הזמן אופציות שנוחות עבורכם ומקדמות את המשא ומתן לסגירת עסקה.
5. חפשו את האינטרס: אתרו אינטרסים משותפים והדגישו אותם: הסכמות יוצרות הסכמות נוספות. לכן כדאי להתחיל את המשא ומתן דווקא באותם מקומות בהם אנחנו מסכימים. אל תניחו שההסכמות מובנות מאליהן ובוודאי אל תקפצו ישר לנקודות המחלקות. ציינו על מה אתם מסכימים וצרו בסיס משותף להמשך המשא ומתן. אם האינטרס המשותף הוא גם בעל מימד ערכי, (למשל רכישת מוצרים שיוצרו בארץ), הדגישו אותו. כך תהפכו לחלק מקבוצת פנים (in-group ) ערכית. מחקרים מראים כי אנשים המחשיבים עצמם כשייכים לאותה קבוצה, נוטים יותר לשתף פעולה ולהגיע להסכמות.
במקומות בהם אינכם מסכימים, בדקו מה עוד ניתן לעשות, חפשו אינטרסים משותפים נוספים. ככל שהעוגה רחבה יותר, אפשרויות המשחק גמישות יותר. בדקו, האם תוכלו להציע ללקוח משהו שאינו משמעותי מבחינתכם אבל הוא משמעותי מאוד עבורו? למשל, האם תוכלו להציע ללקוח אספקת מוצר מוקדמת, שאינה כרוכה בעלות משמעותית עבורכם (ואולי אפילו מטיבה איתכם, כיוון שהיא מפנה לנו מקום אחסון), אבל היא משמעותית עבור הלקוח שזקוק למוצר בדחיפות ויהיה מוכן לשלם בתמורה גם מחיר שנראה לו מלכתחילה גבוה.
זכרו כי משא ומתן מוצלח הוא כזה ששני הצדדים יוצאים ממנו מרוצים, בתחושה שהשיגו את מרבית האינטרסים שלהם. תנו ללקוח תחושה שעשיתם צעד משמעותי עבורו, טפחו יחסי הוגנות ואמינות וראו בכל לקוח, גם כאשר העסקה הסתיימה, את הלקוח הפוטנציאלי הבא, או לפחות זה שימליץ עליכם ללקוח הבא.
הכותבת, עו"ד אורנה קופלוביץ , היא מומחית ניהול משא ומתן, מרצה ב HIT, מכון טכנולוגי חולון.
