פחות זה יותר: עוברים ממערכות IT מותאמות למערכות מדף סטנדרטיות
ארגונים רבים עוברים למערכות מדף, בדרך כלל מבוססות ענן, מתייעלים וחוסכים עשרות אחוזים בהוצאות הכספיות; אך חלקם ממשיכים להעמיס עליהם התאמות ששוחקות את הארגון
המנהלים מבינים כיום כי פתרונות המדף נותנים מענה לרוב צרכי הארגון. הפתרונות מבוססים על לוגיקת ה-Best Practice שבבסיסה תפיסה האומרת שפתרון המדף הטכנולוגי נבנה לרוב על פי הפרקטיקה המיטבית, תובנות וניסיון רב שנצבר מהעבר. בעקבות זאת, ככל שהארגון ייצמד לתהליך אותו מכתיבה מערכת המידע מן המדף, כך יושג חיסכון כספי שיבוא לידי ביטוי גם בהתייעלות תהליכית ולא רק טכנולוגית.
שימוש בפתרונות מדף מייעל את ה-IT רק אם בוחרים בפתרונות המתאימים ביותר דוגמא לשגיאה נפוצה בארגונים היא העמסת פתרונות מותאמים ושכלולים על גבי פתרונות המדף. תוספות אלה מחייבות פיתוח ושדרוג מתמיד וכן תמיכת כוח אדם מתאים, המובילים להוצאות נוספות. כך למשל, אחת מהחברות הגדולות בישראל הטמיעה פתרון טכנולוגי הקשור להכרה בהכנסה, באופן שאינו כלול בפתרון המדף. פתרון נקודתי זה לבדו, אחראי כיום לכ-50% מתקציב הIT של החברה.
שגיאה נוספת היא פיתוח ייעודי של פתרונות שמאבדים מהר מהרלוונטיות שלהם. הזמן הממוצע לפיתוח והטמעת פתרון עומד על שנה. במציאות הנוכחית ובדינמיות העסקית מדובר בתקופה לא קצרה ולפיכך קיים סיכון גדול שעד הטמעתו של הפתרון הייעודי, הרלוונטיות שלו תפחת או שתידרש עבורו התאמה נוספת שתהיה כרוכה בזמן ובתקצוב נוסף.
בנוסף, שדרוג גירסא תקופתי של מערכת המדף הופך מורכב ומסובך בשל פיתוחים והתאמות ייעודיות. בעקבות זאת, המערכת הארגונית כולה "נתקעת" והארגון אינו ממצה את מלוא התועלת מפתרון המדף שרכש. מכאן האמירה שככול שארגון מפתח יותר הוא הופך לכבד יותר. מנגד, ארגונים שקרובים לסטנדרט המדף מצליחים לשדרג את מערכותיהם בתהליך קצר הרבה יותר ויקר פחות ומבלי לגרום לזעזועים מיותרים בארגון.
יתרון נוסף להטמעת פתרונות מדף הוא חסכון. פתרונות אלה יסייעו לארגון לחסוך בכ-40% בעלויות כוח האדם לאורך זמן בהשוואה לפתרונות עמוסי פיתוחים, ובנוסף ליהנות מהורדת התקורות הניהוליות והפיזיות הנדרשות. מערכות המדף הינן מערכות המתבססות בחלקן על תמיכה במיקור חוץ. במרבית המקרים הטמעת המערכות היא פשוטה באופן יחסי. בעקבות זאת, הארגון יכול להסתפק בגוף IT קטן ויעיל אשר ינהל את הקשר מול הספק של פתרון המדף.
המגמה של מעבר לפתרונות מדף (בעיקר מבוססי ענן) מצריכה שינוי בגישה לתפקידו של גוף מערכות המידע בארגון, והשינוי הזה אכן מתחיל לקרות. מחקר שערכה רשת PwC מראה כי מנהלי מערכות מידע דירגו באופן נמוך ביותר את האפקטיביות של גופי מערכות מידע הפועלים לפי תפיסה מסורתית וללא שימוש בפתרונות חוץ, בניגוד לדירוג גבוה לגופי IT המתמחים באינטגרציה וניהול של פתרונות חיצוניים דוגמת פתרונות מבוססי ענן.
אם בעבר ראו במחלקת מערכות המידע גוף פיתוח תוכנה ומערכות, כעת נדרשים המנהלים לראות את גוף מערכות המידע כגוף נותן שירות וכמנהל הקשר עם הגורמים החיצוניים המספקים את המערכת. עם זאת, לא כל הפתרונות ראוי שיקבלו תמיכה מבחוץ. יש לבחון באילו פתרונות רצוי לתמוך מבפנים ובאילו לבצע מיקור חוץ. בנוסף, בתפקידו החדש נדרש מגוף מערכות המידע להבין מהם היעדים והחזון של הארגון על מנת שיוכלו להתאים את הפתרונות המוצעים ביעילות רבה ובעלות נמוכה תוך הקבלה בין אסטרטגית מערכות המידע לאסטרטגיית הארגון.
הכותב הינו ראש תחום הייעוץ במערכות מידע, קבוצת הייעוץ, PwC Israel
