בעל עסק - לא שילמו לך בזמן? ברוך הבא לעולם גביית החובות

גבייה לא אפקטיבית היא המחלה הכי קשה והכי נפוצה בעסקים קטנים ובינוניים. סיפקת שרות או סחורה, השקעת כסף ביצור, בתשלום משכורות, שילמת מע"מ ועכשיו אתה יושב ומחכה לכסף והוא לא בא. גבייה לא אפקטיבית היא המקור העיקרי לבעיות תזרים ומצוקת אשראי בעסקים קטנים ובינוניים.

החשבון פשוט: עסק שמוכר בתנאי אשראי של 90 יום וגובה ב 110 יום בממוצע מגדיל את צרכי האשראי שלו ב-20%. עבור עסק קטן עם מסגרת אשראי של 500 אלף שקל, המשמעות היא הגדלת מסגרת האשראי ב-100 אלף שקל נוספים.

ברוב העסקים שאני פוגש, אני מגלה שבעלי העסקים משקיעים מאמצים רבים באספקת מוצר או בשירות בצורה מקצועית, אך מסתבכים בגביית התשלום ורודפים בצורה לא יעילה אחרי קבלת התמורה על המוצר או השירות שסיפקו.

אלו העקרונות הבסיסיים שיכולים לעזור לבעל העסק לבצע גבייה יעילה וחכמה:

1. התייחסו לגבייה כערך:

מנהלים רבים מתייחסים לתהליך הגבייה כאל דבר שולי, ומרגישים לא בנוח לבקש את הכסף המגיע להם. כאשר מנהל העסק רואה בגבייה ערך עליון ואינו מקל ראש בנושא, גם עובדי החברה ולקוחותיה מבינים את החשיבות של תשלום בזמן לפי הסדר התשלומים שנקבע מראש. את הלקח הכי חשוב על גבייה למדתי מאחד הלקוחות שלנו. שאלתי אותו: "כולם משלמים לך בזמן, מה הסוד?" והוא הסביר: "זה פשוט: כבוד. אם לקוח מאחר בתשלום, אפילו ביום, אני מתקשר ישר לבעלים ושואל אותו האם עבודתי הייתה לשביעות רצונו? האם סיפקתי לו את מה שהוא ביקש בתנאים שהוא ביקש? ומסביר שעשיתי את זה כי אני מכבד אותו. לרוב תשובת הלקוח היא שהוא שבע רצון ולאחר מכן אני מבקש ממנו שיכבד אותי וישלם לי בדיוק בתנאים שסיכמנו".

2. מנו אחראי גבייה:

כל עסק, קטן כגדול, צריך למנות אדם אחד שיהיה אחראי על גביית התשלומים. חשוב לקבוע נוהל דיווח פנימי וכן לערוך ישיבה שבועית של מנכ"ל החברה עם האחראי על הגבייה. כאשר יש מישהו שאחראי באופן קבוע לגביית הכסף ותזרים המזומנים, יכול בעל העסק או המנכ"ל להתעסק פחות בפעילות הגבייה היום-יומית.

גבייה יעילה - כך תקבלו את הכסף שמגיע לכם צילום: בלומברג

3. הנהיגו נוהל גבייה מסודר:

בכל עסק, בהתאם לפעילותו, מומלץ להכין נוהל גבייה מסודר וברור, הנוהל יקבע מתי מוציאים תזכורת ללקוח, מתי מתקשרים אליו, מתי מפסיקים למכור ללקוח או לספק לו שירותים ומתי פונים לעזרה משפטית עקב בעיות בגבייה. נוהל כזה ימנע את אי הנעימות שבבקשת התשלום, ויכניס סדר למערכת הגבייה, לעיתים עדיף להפסיד לקוח שממילא אינו משלם ולחסוך כסף וזמן מיותר בהתעסקות עם לקוח שלא משלם.

4. שילחו תזכורות: גם הלקוחות צריכים תזכורות מידי פעם. ישנן דרכים להזכיר ללקוח, בצורה נעימה, כי מועד התשלום מתקרב. לאחר משלוח החשבונית עם דרישת התשלום מומלץ להתקשר ללקוח ולוודא כי הוא קיבל אותה, וכי הוא יודע כיצד עליו לשלם (צ'ק, העברה בנקאית). כאשר מתקרב מועד התשלום, מומלץ להתקשר ללקוח ולשאול אותו כיצד נוח לו לשלם. במידה והלקוח מתכוון לשלם בצ'ק מומלץ לברר האם הוא שולח את הצ'ק בדואר או האם הוא מעדיף לשלוח אליו שליח לאיסוף הצ'ק. אפשרות נוספת היא לקבוע פגישת עבודה לקראת מועד התשלום, ובזמן שקובעים את הפגישה להזכיר שיכינו לכם גם את הצ'ק. בכל מקרה מומלץ לשלוח אחת לחודש ללקוחות, ובמיוחד לאלה שניתן להם אשראי ארוך, את כרטסת החובות. בדרך זו נשמר קשר רציף עם הלקוח, והוא ידע כמה הוא צריך לשלם בכל חודש.

5. שימרו על קור רוח:

אם הלקוח ממשיך לעכב את התשלומים אין ברירה אלא להרים לו טלפון. כאן מתחילים להרגיש "לא נעים" ותחושת חוסר הביטחון משתלטת. מה עושים? שומרים על קור רוח. כאשר מתחילים את שיחת הגבייה ומשדרים תחושה של "לא נעים", הלקוח ינסה להתחמק מתשלום החוב ויספק התנגדויות בשפע שיהיה קשה לטפל בהן. היו נחושים ונחמדים, אך לא תוקפניים.

6. אל תמתינו יותר מידי:

התקשרו לברר מה עם התשלום יום אחרי שציפיתם שיגיע. כל בעל עסק צריך לעמוד על שלו ולא לתת לזמן לעבור יחד עם הכסף.

7. הבינו את התהליך:

מיכה אבני, מנכ"ל פנינסולה

בחברות גדולות תהליך התשלום כרוך בבירוקרטיה רבה ובאישורים של המחלקות השונות, כמו המחסן שאכן קיבל את הסחורה, המחלקה שהזמינה את הסחורה, הנהלת החשבונות ועוד. רק אישור של כל המחלקות יאפשר להנהלת החשבונות לשלם. אם מבינים כיצד עובד תהליך התשלום אצל הלקוחות, אפשר לקדם את התהליכים ולקבל את התשלום בזמן, במקום להמתין למסכת האישורים. על מנת לוודא תשלום בזמן חשוב להבין את התהליך ואם אפשר גם ללוות אותו על מנת לשחרר צווארי בקבוק.

8. בדקו האם ללקוח יש בעיות עם המוצר או השירות שסיפקתם:

אם התשלום אינו מגיע בזמן, ייתכן שללקוח יש בעיות. לכן יש ליצור עמו קשר ולבדוק. אם הוא אינו מרוצה מהשירות או מהמוצר שקיבל, לרוב הוא לא יטרח כלל להתקשר עד שתצרו איתו קשר ורק אז הוא יעלה את הבעיות. במקרה כזה צריך לנסות ולטפל בבעיות בצורה הטובה ביותר שתספק את הלקוח ותביא לתשלום התמורה הכספית. במקרה של בעיות כלכליות ייתכן שאי הנעימות של הלקוח תגרום לו לספק מגוון תירוצים לאי העברת התשלום. על מנת לעזור לו, מומלץ לבדוק איתו בעדינות האם הסיבה לאי התשלום היא כלכלית, ולהציע לו לפרוס את החוב למספר תשלומים.

9. בקשו צ'קים דחויים: אחד הפתרונות הטובים לקבלת תשלום בזמן מלקוחות "שכחניים" הוא צ'קים דחויים. היכן שאפשר, עדיף לבקש צ'קים דחויים בעת העברת הסחורה או השירות ללקוח, להקפיד על התאריך וכך התשלום מתבצע בזמן. יתרון נוסף בקבלה מראש של צ'ק דחוי הוא שהצ'ק יכול לשמש לך כביטחון נוסף לקבלת מימון.

10. היו נחמדים:

באופן טבעי, לאחראי על התשלומים אצל הלקוח לא נעים לדחות את התשלום למי שהוא מחבב ולמי שהוא נמצא אתו בקשרים טובים. מסיבה זו מומלץ להיות "החבר הכי טוב" של הגורם שאחראי על התשלום אצל הלקוח. מומלץ להעסיק בהנהלת החשבונות שלך אחראי גבייה חביב שייצור קשר טוב עם הלקוחות. כך גם לקוח שנקלע לקשיים יעדיף לשלם קודם לך ואחר כך לאחרים. "ברגישות ובנחישות" זו הסיסמה המנחה בגבייה.

11. קיימו פגישה ושילחו מכתב דרישה לפני נקיטת הליכים משפטיים:

נקיטת הליכים משפטיים אמורה להיות האמצעי האחרון לגבייה. לפני שפותחים בהליכים משפטיים, מומלץ לשלוח ללקוח מכתב רשמי ובו פירוט כל הפעולות בהן נקטת על מנת לקבל את החוב. לקוח שיראה שאתם רציניים, יעדיף לשלם לכם במקום להתחיל ולשלם לעורכי דין.

הכותב הוא מנכ"ל חברת האשראי פנינסולה, המספקת פתרונות אשראי מסחרי לעסקים קטנים ובינוניים