עצמאים? כך תוודאו שמשלמים לכם בזמן

אחד הדברים הקשים ביותר בלהיות עצמאי או בעל עסק הוא ניהול הכסף, ובעיקר גבייתו מלקוחות. מחקר שנערך לאחרונה הראה שזמן האיחור הממוצע בתשלום לנותני שירותים הוא 8.5 ימים ואין כמעט עסק או פרילנסר בישראל שאינו סובל מלקוח בעייתי אחד לפחות.

כאשר ההכנסה העיקרית שלכם היא מביצוע עבודות כפרילנסרים אין לכם ברירה אלא לנהל באופן קפדני את העניינים הכספיים וזה כולל גם את ההתקשרות והגבייה מהלקוחות. לפי מחקר של איגוד העצמאים האמריקאים ל-70% מהפרילנסרים היו בעיות בקבלת הכסף על עבודתם לפחות פעם אחת במהלך הקריירה שלהם. עם זאת, ישנם כמה צעדים בהם יכולים עצמאים לנקוט על מנת להגדיל את הסיכוי שהתשלום על עבודתם יתקבל בזמן:

1. בחרו את הלקוחות שלכם בקפידה

עשו שיעורי בית. באתר HBR ממליצים לעבוד אך ורק עם לקוחות בעלי מוניטין טוב שמתייחסים באופן הוגן וראוי לספקים שלהם. לפני שאתם מקבלים הצעת עבודה אתם צריכים לוודא שהלקוח הוא כזה שיכול לשלם לכם ואכן יעשה זאת בזמן. אחת הדרכים לוודא שהלקוח הפוטנציאלי הוא הוגן היא לשוחח עם פרילנסרים אחרים שעבדו איתו או עם עובדים בחברה אשר יוכלו להעיד על כך. אל תעבדו עם לקוח שיש לו מוניטין רע, כזה שידוע כאחד שלא משלם, עדיף לכם לוותר על העבודה ולמצוא לקוח אחר שישלם לכם את הכסף המגיע לכם ובזמן.

אין כמעט פרילנסר או בעל עסק שלא מכירים את ההרגשה של לחכות לצ'ק שממאן להגיע צילום: עמית מגל

2. הקפידו להיות מאורגנים ומסודרים

כאשר מגיע הזמן לדרוש את התשלום תצטרכו להפיק ללקוח מסמך דרישה, בין אם מדובר בחשבונית או מסמך אחר. המסמך יצטרך לפרט את העבודה עליה אתם מחייבים את הלקוח. "חשוב לעבוד עם ממשקים שמאפשרים לכם לדווח אליהם את כל העבודה שאתם עושים במהלך החודש. אם תשאירו את מטלת הפירוט ללילה שלפני סוף החודש – תשכחו. צריך לדווח במהלך החודש מה עשיתם ולעצב את זה למסמך חיוב על מנת שלא 'תאבדו' עבודה שנעשתה", אומר מני מילשטיין, מנכ"ל חברת iCount. הוא ממליץ גם לדאוג שהלקוח יקבל את החשבונית בזמן. כמה שיותר מוקדם ושתהיה כמה שיותר מפורטת. "אל תפיקו חשבונית ב-9 לחודש כאשר התשלום אמור להתקבל ב-10. אף לקוח לא משלם בתוך יום מהדרישה", הוא אומר.

מני מילשטיין

3. וודאו שהכל מתועד בכתב

באופן אידיאלי יהיה לכם מסמך, חוזה התקשרות לגבי כל עבודה שאתם לוקחים אשר יפרט את העבודה שאתם מתחייבים לספק, תנאי התשלום ושאר הציפיות של הצדדים זה מזה. אל תסמכו על "המילה" של הצד השני או תסתפקו בלחיצת יד. במקרים רבים תכתובת מיילים שבה מפורטים תנאי ההתקשרות תהיה מספקת, ולא תצטרכו חוזה מפורט אך ודאו שכל ה'קצוות' סגורים. אל תשאירו פרטים שלא סוכמו מראש מכיוון שזה המקור למרבית בעיות התשלום.

4. הכירו את תנאי התשלום של התעשייה והלקוח שלכם

אם הלקוח שלכם עובד עם כל הספקים שלו בדרך מסוימת תוכלו לצפות שגם איתכם התשלום יהיה כזה. כך, תוכלו להיערך מראש לזמנים שבהם אתם אמורים לקבל את הכסף ולדאוג לתזכר בזמן. אם בתעשייה שבה אתם פועלים מקובל לקבל תשלום אחרי 90 יום מסיום העבודה, תוכלו לצפות שכך יהיה גם במקרה שלכם. מומלץ שתהיה לכם מדיניות תשלומים שלא מותירה יותר מדי מקום לאיחורים או למצב שבו לא תקבלו תשלום על עבודה שעשיתם. למשל, עדיף לקבל מקדמה ותשלום נפרד על כל חלק של הפרוייקט שאתם משלימים במקום לחכות לסיום כל העבודה על מנת לדרוש תשלום.

5. הפכו את התהליך לכמה שיותר אוטומטי

בין אם מדובר בגבייה, שליחת החשבונית או תזכורות ללקוח – מילשטיין ממליץ להפוך כל שלב בתהליך לאוטומטי כמה שאפשר. הפקת מסמך החיוב יכולה להיות אוטומטית באמצעות חיבור לאתר שלכם או מערכת החיוב שלכם.

כאשר מגיע השלב בו אתם גובים בפועל את הכסף אפשר לעשות חיוב חצי אוטומטי או אוטומטי. "תשמרו את פרטי האשראי של הלקוחות בצורה חוקית ומאובטחת ותחייבו אותם בעצמכם. זה מבטל את הצורך לרדוף אחרי הכסף. מדובר בחיוב חצי אוטומטי מכיוון שהוא לא תלוי בלקוח", אומר מילשטיין. יש גם אפשרות לחייב בהוראות קבע במקרים שבהם יש תשלום קבוע (ריטיינר). "היום משרדי רואי חשבון או כל ספקי שירות אחרים שעובדים על פי ריטיינר חודשי גובים באופן אוטומטי", הוא אומר.

גם את התזכורות ללקוח אפשר לעשות באופן אוטומטי. "לכל עסק שמוציא חשבונית ומחכה לצ'ק יש מישהו שהתפקיד שלו זה לריב עם הלקוח, לשאול אותו מה עם הכסף ולתזכר. כשאדם עושה את זה ומתקשר כמה פעמים ללקוח – זה מרגיז, כשרובוט עושה את זה באופן אוטומטי זה הרבה פחות מעצבן", אומר מילשטיין.

ישנן פלטפורמות המיועדות לפרילנסרים כמו Fiverr או Upwork שיבצעו עבורכם את הגבייה אך גם יקחו אחוז מסויים מההכנסה שלכם. הפלטפורמות האלה מסייעות בהשגת העבודה וגם מייתרות את הצורך בהתעסקות עם התשלום תמורת עמלה.

6. שמרו על מקצועיות

כאשר אתם שולחים דרישת תשלום – וודאו שהיא מגיעה ואם אפשר עשו זאת באמצעות מערכת אוטומטית. התירוץ השכיח ביותר של לקוחות הוא שהחשבונית לא הגיעה וכך הם קונים לעצמם עוד כמה ימים עד לתשלום.

בנוסף, הפכו את התשלום לנוח ופשוט עבור הלקוח, ממליץ מילשטיין. "תשאלו את עצמכם אם אתם מספקים ללקוחות שלכם מספיק אמצעי תשלום. אם אתם מאפשרים להם לשלם גם בהעברה בנקאית, גם בכרטיס אשראי, גם בצ'ק וגם במזומן – אתם מקלים עליהם. בנוסף, לעסקים שמציינים בדרישת התשלום להיכן אפשר להעביר את הכסף, או איך ניתן לשלם יש סיכוי טוב יותר לקבל את הכסף בזמן".

לאחר שקיבלתם תשלום, הוציאו קבלה בזמן כדי לשמור על יחסים טובים עם הלקוח. "הרבה אנשים מזניחים את השלב של אחרי התשלום וזה פוגע בהם", הוא אומר.

7. עקבו אחר הכסף

אם הלקוח שלכם מאחר בתשלום תצטרכו לדאוג לשלוח תזכורות. ב-HBR ממליצים להתחיל בתזכורות במייל ואם הלקוח אינו מגיב אז להתקשר בטלפון או להגיע אליו למשרד באופן אישי. הרבה יותר קל להתעלם ממייל מאשר מאדם. זה אמנם לא נעים אך תצטרכו להיות נחושים ולא לוותר על התשלום גם אם תיאלצו לטפס במעלה ההיררכיה הארגונית עד המנכ"ל. שימרו תכתובות ושיחות טלפון בהן דרשתם תשלום, אלו יעידו על מאמציכם לקבל את הכסף המגיע לכם עבור עבודתכם.

אם בסופו של דבר, למרות כל המאמצים עדיין לא קיבלתם תשלום תצטרכו להחליט אם לפנות לעורך דין. ההחלטה היא כלכלית – האם בהתחשב בסכום שאתם מנסים לגבות, סיכויי ההצלחה בקבלתו והעלות של התשלום לעורך דין - הפניה לצעדים משפטיים משתלמת.