כשהמשרד הופך למובייל : האם עבר זמנו של המחשב במקום העבודה?

מעל 50% מהתוכן שאנו צורכים כיום הינו בפורמט מובייל בטלפון או בטאבלט. אנחנו קונים מוצרים באמצעות הסמארטפון, מזמינים מקום במסעדה וכמובן מנווטים ומקבלים באמצעותו דיווחים על פקקים בזמן אמת. המובייל נמצא כבר עמוק בחיינו, ואפילו התוכנות בהן אנחנו משתמשים במחשב השולחני שלנו הופכות לדומות יותר ויותר לאפליקציות מובייל. בעקבות דבריו באחרונה, של טים קוק, מנכ"ל אפל, כי הדסקטופ מת במקום העבודה, מעניין לבחון באיזה אופנים המובייל קיים בעולם העבודה והאם באמת הוא ידחק ממקומו את המחשב השולחני/הדסקטופ.

המובייל נוכח במקום העבודה, אבל עדיין לא הוטמע במידה מספקת, ובוודאי שעוד נדרש מאמץ על מנת להדביק את הקצב המהיר של הטמעתו בעולם המשתמשים הפרטיים. אמנם יש משימות לא מעטות שאנחנו יכולים לעשות הרחק מהמשרד, אולם אם נבחן זאת לעומק, נגלה שאנחנו בעיקר מאתרים מסמכים מרחוק, בסיוע הענן, ומתכתבים באמצעות המייל ולא מנצלים היטב את שילוב היכולות המדהים שמספק לנו המובייל: איכון (קביעת מיקום), זמן, וצילום. במקרים רבים, כשזה מגיע להשלמת פעולות עסקיות, כגון עדכון נתונים במערכות המידע של הארגון, איחזור מידע, ביצוע פעולות ותשלומים, הוצאת הזמנות עבודה ותעודות משלוח וכיוב', אנחנו חוזרים לעבודה באמצעות המחשב השולחני - הדסקטופ.

האם זהו כורח המציאות?

האפשרויות כבר כאן, התוכנה הארגונית עוברת לענן, המסמכים נשמרים בספריות נגישות מכל מקום, ואת מקומן של תוכנות הדסקטופ מחליפות אפליקציות מובייל. כך, למשל, ניתן לאשר ולעדכן העברות והחלטות תקציב באפליקציה המיועדת לכך, לעדכן פרטי לקוח ולבצע הזמנה מכל מקום, גם תוך כדי פגישה ולא צריך להסתמך על מישהו שנמצא במשרד שייכנס לתוכנה הייעודית לביצוע המשימה, ולבצע העברות ותשלומים מכל מקום. ניתן לבצע פעולת דיווח המבוססת על איכון ובקרה בזמן אמת, בשילוב ויזואליה – צילום פרטים הנוגעים למשימה, כשהכל מגיע לאותו מקום במערכת ומאפשר ביצוע משימה או דיווח מושלמים.

האם הסמארטפון יהפוך לכלי העבודה העיקרי שלנו? צילום: רפי קאהאן

עם זאת, ישנה רתיעה טבעית בחלק מהארגונים העסקיים מכניסה לשינויים ברמת התוכנה, או בשיטות עבודה. אלה נתפסים לעתים, שלא בצדק, כמסובכים ומאיימים, ולכן אלה משתהים מעט באימוץ טכנולוגיות חדשות ברמת הארגון. אנחנו רואים מגמה מעניינת שברמת הפרט העובדים משתמשים בטכנולוגיות מתקדמות – לכל עובד כמעט יש סמארטפון מהדגם הכי חדיש – אבל במשרד, הם עדיין יושבים מול דסקטופ בשולחן העבודה האישי שלהם. כך שלמעשה, הדרישה לשינוי מגיעה מהשטח, לא פחות מאשר מקרב המנהלים או מנהלי מערכות המידע. אבל גם יש סיבה לכך שהמחשב השולחני לא ייעלם מהאופק כל כך מהר.

התפישה הרווחת בפיתוח תוכנה כיום, היא של Mobile First, כשאפליקציות רבות מכוונות בראש ובראשונה למובייל, ורק בשלב השני לדסקטופ. גם במיחשוב הארגוני ישנו מעבר – הדרגתי - לתפיסה זו, אולם המעבר שם איטי יותר ומתמקד ביישומים ספציפיים, כשברור שארגונים צריכים יותר זמן ומתמודדים עם יותר מורכבויות. כך, למשל, במקומות בהם השימוש העיקרי הוא כשהמשתמש בתנועה, כשמדובר ביישום שעיקרו אישור או ביצוע פעולה, האפליקציה תתוכנן מראשיתה לשימוש נייד.

מה אפשר לעשות כיום שלא ניתן היה קודם?

פעולות פשוטות רבות שדרשו בעבר זמן משרד, מתבצעות מרחוק ללא שום בעיה. עד היום, טכנאי שיצא למשימה אצל לקוח יכול היה אולי לבצע את התיקון, לדבר עם המשרד, לשלוח או לקבל מייל עם מידע ועדכונים. אולם כיום, הוא יכול לתעד את כל המידע ישירות למערכת: משך הטיפול בלקוח, דיווחים בזמן אמת, ואיסוף מידע רלבנטי ממערכות המידע, כך שאין צורך בצוות שיגבה אותו במשרד. גם אם חסר לו חלק מסויים לצורך התיקון, הוא יכול לאתר אותו, ולהזמין. לצד זה, הארגון יכול לבצע בקרה על עבודתו בזמן אמת. חישבו כמה זה עוזר שהטכנאי שבא לתקן משהו אצלכם בבית, יכול להשלים את משימתו בקלות ובמהירות ולא צריך לצלצל למשרד לשאול שאלות ולבקש שיחפשו מידע בנוגע לתקלה, או להסטוריית טיפולים.

המחשב עדיין יהיה כאן לשנים רבות צילום: רפאל קאהאן

דוגמא נוספת היא בעת משלוחים ומסירת מוצרים, כשהמובייל מאפשר לבצע תהליך שלם, מספק דיווח אמין המבוסס על איכון בזמן אמת, של מועד ומיקום המסירה, כולל צילום המוצר. לא עוד ויכוחים האם המוצר הגיע שלם או בזמן. גם בדיווחי נוכחות ומיקום למובייל ערך מוסף. שיעור משמעותי של עובדים נמצאים בשטח חלק ניכר מיום עבודתם, בין אם זה טכנאי, איש מכירות, לוגיסטיקה וכיוב'. לצידם, ישנם עובדים שחלק מיום עבודתם מתנהל מהבית מסיבות שונות. כל אלה נדרשים לדווח נוכחות (ע"פ חוק) באופן ממוחשב.

דיווח באמצעות אפליקציית מובייל מאפשר גם לעדכן על מיקום, הודות ליכולות האיכון, כך שאיש המכירות או נהג המשאית, יכולים לעדכן בדיוק היכן הם נמצאים ללא מאמץ ניכר, ולאפשר אמינות גבוהה של הדיווח. מעבר לדיווח הנוכחות, הטכנולוגיה מאפשרת פשוט לעבוד בקלות רבה מכל מקום ולבצע תהליכים עסקיים שלמים מהשטח.

המיחשוב הלביש: גאדג'ט מועיל לא רק לצרכנים הפרטיים

גם הטכנולוגיה הלבישה מביאה בשורה לעולם המיחשוב הארגוני. רבים מאיתנו כבר מתהדרים בשעון חכם, או חושבים על החולצה החכמה שתלווה אותם בחדר הכושר או במדידת לחץ הדם, אבל הטכנולוגיה הזו תשמש אותנו גם בעולם העבודה. הידיים המשוחררות לעבודה, למשל, ישמשו את המחסנאי בפיזור או איסוף המוצרים במחסן, מבלי לחפש ברשימות, אלא פשוט ע"י הקרנת הנתונים על משקפיים מיוחדים, ונהג המלגזה יוכל לאסוף סחורה ולהניח על המדף, כשהוא עם שתי ידיו על ההגה, וכשהמערכת מחשבת לו את המסלול המהיר ביותר לאיסוף ופיזור מוצרים, ומתעדת שינויים במלאי בזמן אמת. זה רלבנטי גם לעובד במוסך ולעוד ועוד תחומים.

תועלות המובייל ברורות, אך האם באמת הוא יעלים את המחשב השולחני ואת ההרגל שלנו לשבת במשרד עם מחשב ומסך ? יותר ויותר תוכנות ארגוניות מתורגמות ויתורגמו למובייל. עולם הפעולה והדיווח יעבור למובייל: כל מה שיכול להפיק ערך מהיישומים הבאים: איכון GPS, החתמה, צילומים ועיבוד תמונה ואינטגרציית מידע עם ברקוד, ימצא מקומו במובייל. התוכנות המתורגמות למובייל זוכות לתרגום ויזואלי נוח של אייקונים מעטים ומספר נמוך של הקשות להשלמת פעולה. אופיו של המובייל: On the Go, מסך קטן מהרגיל ושימוש בד"כ "תוך כדי", אם במהלך פגישה או מחוץ למשרד, מכתיבים את אופיין של האפליקציות. לעומת זאת, פעולות מורכבות, משימות תכנון וחישוב, תכנות, ניתוחים פיננסיים, הכנת גרפים וטבלאות, כל עולם הכספים והנהלת החשבונות, הקלדת נתונים וכיוב', יישארו בגירסת הדסקטופ, במשרד. לפחות לעת עתה, עד לדבר הבא.

הכותב הינו מנכ"ל Priority Software , מפתחת תוכנה אינטגרטיבית (ERP) לארגונים