5 דברים שמבזבזים לכם את הזמן בעבודה

אולם היועץ העסקי ג'ים אלמפי טוען שאין סיבה לקצץ בשעות השינה כדי להספיק הכל. עדיף לבחון לעומק את לוח הזמנים שלכם על מנת להבין כיצד אתם מבזבזים זמן. "תופתעו לגלות כמה עבודות לא נחוצות אתם עושים בכל יום", טוען אלמפי, מחבר הספר 'מטוב למצוין: הכל תלוי בביצוע!' (Great to Excellent; It's the Execution). "על ידי ביטול משימות מיותרות, המנהלים והעובדים משחררים לעצמם יותר זמן לפרויקטים חשובים יותר, ואפילו מצליחים לצאת מהמשרד לפני רדת הליל".

אלמפי פרסם באתר ביזנס אינסיידר חמש מטלות שאפשר לוותר עליהם כדי להספיק להגיע הביתה בזמן לארוחת ערב עם המשפחה

1. פגישות שלא קשורות אליכם: "המנהיגים חייבים להגן בקנאות על הזמן שלהם ולהשתתף רק בפגישות שבהן הנוכחות שלהם הכרחית", אומר אלמפי. לכן, בפעם הבאה שמזמינים אתכם לישיבה שאין לכם סיבה להיות בה, פנו למארגנים ונסו להבין למה הם חשבו שכדאי לכם לקחת חלק בפגישה. אלמפי ממליץ ליצור מערכת שתאפשר למנהלים אחרים ללכת במקומכם לפגישות פחות חשובות ולעדכן אתכם במתרחש. לדבריו, באופן כזה תוכלו לחסוך לעצמכם זמן ולהעניק לשאר העובדים אפשרויות להשתפשף.

פגישות שאינכם חייבים להשתתף בהן - בזבוז זמן צילום: shutterstock

2. מצגות פאואר פוינט: מצגות פאואר פוינט הפכו להיות חלק טבעי מפגישות עסקים, אך לא בהכרח מדובר בדבר חיובי. "המטרות של המצגות למנהלים צריכות להיות פיתוח דיון, סיעור מוחות או עדכון לגבי מידע חשוב", אומר אלמפי, ומדגיש כי המטרה אינה להקשיב למישהו אחר מקריא הערות לעשרות שקופיות. במידה ואינכם יכולים לבטל באופן מוחלט מצגות, אלמפי ממליץ ליישם את חוק החמש: יש להעביר את המצגות חמישה ימים לפחות לפני הפגישה כך שאין סיבה להקריא את השקופיות בקול, אסור להציג יותר מחמש שקופיות ובכל שקופית אסור לציין יותר מחמש נקודות".

3. רשימת מטלות: אלמפי טוען שרשימות "מה לא לעשות" חשובות יותר מרשימות מטלות. הוא ממליץ לבקש מהעובדים אחת לרבעון לחבר רשימת "מה לא לעשות", שתעזור לפנות זמן שניתן יהיה להקדיש לפעילויות רלוונטיות ומועילות יותר.

4. לענות על שאלות: מנהל צריך להיות זמין ולסייע בעת הצורך, אך אין זה אומר שהוא צריך להחזיק לעובדים שלו את היד בכל פעם שהם נתקלים בבעיה. "כמנהלים, אם תרשו לעובדים שלכם לשאול אתכם שאלות בכל פעם שהם לא יודעים את התשובה, תעבירו חלק ניכר מהיום שלכם בלעשות את העבודה שלהם", טועם אלמפי. "בנוסף, "בכך שתאפשרו לעובדים שלכם, או לקולגות, לגלות את התשובות בעצמם, תעניקו להם מרחב לחשוב יותר לעומק, לצמוח ולהפוך בעצמם למנהיגים". אלמפי מציע ליישם מדיניות שבה עונים על שאלה אחת מכל 20 שנשאלות.

5. השקעה בעובדים לא טובים: למרות כל המאמצים, קורה לפעמים שמעסיקים עובד שמתגלה כמעט פחות מוכשר מכפי שחושבים בתחילה. אלמפי ממליץ לא לבזבז זמן על העובדים הללו, שכן ההשקעה בהם ככל הנראה תבוא על חשבון העובדים המוצלחים, שירגישו מוזנחים.