כיביתם את המצלמה והלכתם לרגע? עדכנו - המדריך שיהפוך אתכם למקצוענים בשיחות וידאו

בימים אלה, כשההגעה למשרדים ומקומות העבודה הולכת ופוחתת, עובדים, פרילנסרים ומעסיקים רבים מחפשים דרך להמשיך בשגרת העבודה ומצטרפים לשיטת תקשורת אשר בחברות ההייטק התרגלו אליה כבר מזמן - שיחות הוידאו. עבור מי שלא מתורגל בשיחות וידאו מדובר בעולם חדש שקשור לפיתוח עסקי, שימור לקוחות, שירות ועוד. כמו כל תחום חדש רצוי להגיע אליו מוכנים ומקצועיים עד כמה שאפשר, בטח שכפי הנראה מדובר בכלי עבודה שכאן כדי להישאר זמן רב.

קבלו כמה טיפים מעשיים לשיפור השימוש בשיחות וידאו ולשידור מומחיות ומקצועיות גם בפגישות וידאו ממקומות מאתגרים:

שומרים על המורל ארגוני

ההווי הארגוני, העבודה היומיומית והאינטראקציה בין העובדים תורמים רבות הן להשגת יעדי החברה ולביצוע המשימות והן לתחושת השייכות והמורל של הארגון. לכן מעבר לאספקט הברור של שימוש בשיחות הוידאו עבור פגישות ושיחות עבודה, מומלץ לקבוע שיחות וידאו שישמשו תחליף לשיחות המסדרון והפסקות הקפה. כך יוכלו העובדים להתעדכן ולשאול לשלומם של חבריהם לעבודה ומצד שני, לשמר את תחושת השייכות לארגון.

מיילים הם לא תחליף לשיחה

בעוד שבמיילים אין אינטונציה או שפת גוף, ובשל העובדה שהתנהלות במיילים חוזרים ונשנים עלולה להאט את התנהלות הצוות, פתרונות הוידאו מאפשרים לקדם בצורה פרואקטיבית סוגיות ותהליכים המאפשרים להעביר ולהבין את המסר של הצד השני במטרה לקדם תהליכים. אז מתי להשתמש באימייל ומתי בשיחת וידאו? פשוט מאוד, כשהמסר שאתם מעוניינים להעביר מורכב ודורש פידבקים מיידים - זה הזמן לעבור לוידאו.

משתפים מסך? תכבו את ההתראות

אין כמו שיתוף מסך בכדי להעביר את המסר שאתם רוצים בצורה הטובה והויזואלית ביותר. למרות זאת, בכדי למנוע מבוכה מהמשתתפים (ומכם), חשוב מאוד לסגור קבצים שרצוי שאחרים לא יהיו חשופים אליהם ולסגור התראות קופצות כמו רשתות חברתיות.

שיחת וידאו צילום: שאטרסטוק

לשמור על סדר וארגון

בכדי לשמור על שיחה ברורה וקוהרנטית ככל הניתן, חשוב לשים את המיקרופון על מצב שקט כל עוד אתם לא מדברים. שילוב רעשי הרקע המגיעים מכל משתתפי השיחה יקשו על ניהול השיחה ויפגעו באיכותה.

בנוסף, במידה ומדובר בפגישה מרובת משתתפים, רצוי שמישהו ייקח את תפקיד הובלת השיחה על מנת לוודא שהשיחה מתנהלת בצורה טובה וקולחת וכי יש מקום לכל אחד להביע את דעתו.

שקט מצלמים

נכון, אתם לא יושבים בחדר ישיבות מותאם לשיחות וידאו. למרות זאת, בכדי לייצר חווית שיחה נעימה וברורה לכם ולמשתתפים בשיחה, בחרו בחדר מתאים שיפחית רעשי רקע וסדרו את סביבת העבודה שנכללת בצילום. הילדים והמשפחה בבית? השתדלו לבחור חדר לשיחה אשר יפחית הסתובבות ורעש מצד בני הבית.

"הלו? שומעים אותי?!"

בשונה מפגישה פיזית, בה עליכם פשוט להגיע, בשיחת וידאו עליכם לוודא מספר דברים לפני הפגישה בכדי שתוכלו להשתלב בשיחה ללא הפרעות. היכנסו לקישור של השיחה מספר דקות לפני התחלת השיחה וודאו כי נתתם הרשאות לפלטפורמת הוידאו לשימוש במיקרופון ובמצלמה, וכי איכות קליטת האינטרנט בחדר בו אתם שוהים מספיקה. בנוסף, בדקו האם פלטפורמת הוידאו אליה הוזמנתם דורשת סיסמה או התחברות מיוחדת.

מארגנים שיחה מרובת משתתפים? שימוש בפלטפורמה אשר אינה דורשת התחברות מיוחדת או הורדת אפליקציה של הפלטפורמה תחסוך את סיבוכי ההתחברות מצד המשתתפים.

והכי חשוב: אל תהיו סנובים

אנחנו יודעים שלפעמים לכבות את המצלמה נראה כמו הפתרון הפשוט ביותר. למרות זאת ומעבר ליתרונות שכבר ציינו יש יתרונות רבים למפגש וירטואלי שכזה, לכן חשוב להפעיל את המצלמה בזמן השיחה על מנת לייצר את חוויית השיחה הטובה ביותר, לכם ולשאר המשתתפים בה.

סגרתם את הוידאו והלכתם להביא נשנוש מהמטבח? הקפידו לעדכן את הנמצאים בשיחה שכבר תחזרו, כך תמנעו ממצב בו פונים אליכם ואתם לא שם.

גיא בר און הוא דירקטור בכיר בפיתוח ומאור אופק הוא מנהל שיווק מוצר בחברת Vonage המפעילה את הפלטפורמות Meetings ו-Vonage Free Conferencing לשיחות וידאו מרובות משתתפים