טובעים בניירת? מה כדאי לשמור ומה לזרוק

יניב הירש, מומחה לפתרון דילמות כלכליות במשפחה מחברת "זה כלכלי", מספר למשל כי עשה שינוי בפוליסת ביטוח מנהלים, וכשקיבל את הפוליסה החדשה, הוא גילה שהעלו לו את דמי הניהול באחוז לכל החיים. "זו טעות אנוש שהיתה עולה לי כחצי מיליון שקל, אם לא הייתי שם לב", הוא אומר.

"ניירת היא דבר מאד רגשי שלאנשים קשה לזרוק", אומרת שרון בירקמן, הבעלים של PaperlessIL, חברה המעבירה סדנאות כיצד להיפטר מהניירת. "לרגש ולתחושת המיאוס מתיוק מתלווה חוסר ודאות לגבי מה צריך לשמור וחשש שידרשו מאתנו את המסמך בעתיד", היא מוסיפה. בשונה מהמקובל, בירקמן מציעה שלא לתייק הכל ולחלק את הניירת לכמה קטגוריות:

ניירת. הרבה מזה אפשר לזרוק צילום: שאטרסטוק

שרון בירקמן צילום: סמדר כפרי

1. "אני" ו"לא אני" – תיקייה לה תקראו בשמכם, ובה יהיה כל המידע האישי והחשוב שלכם, כמו תלושי משכורת, דוחות פנסיה ועוד שהיא הכי חשובה. מה שהוא לא אישי – חשבונות חשמל, מים ארנונה וכדומה יכנס לתיקייה שהיא "לא אני". "מה ששילמתי – שילמתי, אבל אנחנו רוצים לוודא שמה שמשלמים לנו הוא כמו שצריך", בירקמן אומרת.

2. פעיל ולא פעיל – בירקמן מציעה לרכוש תיקיית אקורדיון ובה תשימו את כל החשבונות הפעילים שצריך לעבור עליהם, עד לקבלת דו"ח מסכם. למשל: תלושי שכר עד לקבלת טופס 106, דו"חות רבעוניים של הפנסיה עד לקבלת דו"ח שנתי.

מה לשמור ולכמה זמן?

חשבונות שוטפים

כולל: חשבונות מים, חשמל, ארנונה, גז, אינטרנט, קנסות ועוד.

כדאי ליצור קלסר או תיקייה שתכלול את כל החשבונות מאותה השנה. הירש מציע לתייק לפי סוג החשבון, אולם בירקמן אומרת שמספיק לשים בתיקייה כל חשבון, מבלי לסדר. לדבריה, גם כך אם ידרשו מכם להוכיח כי שילמתם חשבון מסוים, תוכלו לבדוק זאת לפי התאריך.

כדאי לשמור כמה שיותר– כשנתיים שלוש, עדיף אפילו 10 שנים. כשחולף הזמן לא צריך למיין, פשוט לזרוק את כל תוכן הקלסר. עם זאת, כשעוברים דירה, ברגע שיש לכם מכתב שמאשר שאין לכם חובות מחברת החשמל למשל, ניתן לשמור אותו ולזרוק את כל תשלומי החשמל הקודמים באותה דירה.

מסמכי עבודה

כולל: תלושי שכר, טפסי 106, חוזי עבודה, מכתבי פיטורים ועוד.

תלושי שכר יש לשמור עד לקבלת טופס 106 המרכז את כל התלושים. עם קבלתו, יש להשוות כי הכתוב בו תואם את התלושים שקיבלתם, ואז אפשר להיפטר מהתלושים. יש לשמור תמיד את טפסי 106 וחוזים עם מקום העבודה.

מסמכים רפואיים

כולל: אבחנות, צילומים, מסמכי אשפוז ועוד.

בירקמן מציעה לשמור מסמכים רפואיים לטווחים מוגבלים: צילומים לחצי שנה. מסמכי אשפוז לא רלוונטיים לדבריה, אלא אם הם אמורים לשמש לתביעה. במקרה של תביעה "ברגע שיש ניירת משפטית - את פותחת אותה וזורקת שם הכול והעו"ד שלך מטפל בזה", היא אומרת.

"חשוב לשמור תמיד רק את הדיאגנוזות והמסמכים הנוגעים למחלות כרוניות", בירקמן מסכמת.

חסכונות והשקעות

כולל: קרנות פנסיה, השתלמות, תיק השקעות ועוד.

יש לשמור דו"חות שנתיים ודיווחים רבעוניים עד לקבלת דו"ח שנתי ווידוא שהוא תואם לדו"חות הרבעוניים. דו"חות שנתיים לשמור עד הפדיון ומסמכי הצטרפות לשמור לתמיד.

בנקאות

כולל: דפי חשבון, תדפיסי כרטיסי אשראי, נתונים על משכנתאות והלוואות.

יניב הירש צילום: הלל לדרמן

במשכנתאות המסמך הכי חשוב הוא מסמך סילוק - או שמכרתם את הדירה וסילקת את המשכנתא או שסיימתם לשלם את כל המשכנתא או ההלוואה, ואז אותו בלבד צריך לשמור. במשכנתא או הלוואה פעילה – לשמור בצד את המסמכים למעקב, בתיקיית אקורדיון. חשוב גם לשמור על מסמכי הצטרפות. אם סגרתם חשבון בנק, כדאי לשמור את המסמכים כחצי שנה עד שנה אחרי הסגירה.

לגבי תדפיסי כרטיסי אשראי, ודפי חשבון, כדאי לשמור עד שלושה חודשים. בירקמן מדגישה כי חשוב לבדוק אותם כשמקבלים אותם, אבל אין טעם לשמור לאורך זמן ולהגיד לעצמכם שמתישהו תבדקו אותם. בנוסף, גם אין טעם להסתובב עם מאות קבלות קנייה בתיק: "מגיעים אלי אנשים עם תיקים מלאים חשבוניות. זה לא נחוץ בכלל. אם רוצים לעקוב אחר ההוצאות בכרטיס האשראי, ניתן לעדכן באפליקציה כלשהי שבה תכתבו על מה שילמתם".

תעודות אחריות וחוברות שימוש במכשירים

לרוב ההמלצה היא לשמור תעודות אחריות כל עוד הן בתוקף, אולם בירקמן מערערת על כך: "הסיכוי שאצטרך שואף לאפס, ולרוב מספיקה החשבונית. בדרך כלל לצלם את מספר תעודת האחריות ולשמור במייל זה מספיק". לגבי חוברות שימוש, בירקמן מציעה לזרוק אותן ללא חשש: "הכל זמין היום אונליין. לא צריך חוברת הדרכה איך להשתמש במכשירים חשמליים פשוטים, או של מאד מורכבים כמו מזגן. החברה מחויבת לפי חוק אז הם נותנים, אבל עבורנו אין לזה שום משמעות".

תיוק דיגיטלי

ניתן היום לסרוק בקלות כל מסמך ולתייק אותו במחשב, אולם חשוב לגבות מסמכים אלה. ניתן גם לשלם חשבונות באינטרנט ואז האישור מתקבל במייל ולא צריך לשמור את דרישת התשלום. בארץ אין פלטפורמות שמרכזות את כל התשלומים במקום אחד, אולם ניתן ליצור כללים במייל שינתבו אוטומטית חשבונות לתיקייה מסוימת, ואז זה פותר אתכם מהתיוק של מסמכים אלה. בירקמן אומרת שזוהי דרך יעילה יותר מלבזבז זמן על הטענת מסמכים לאפליקציות ייעודיות. הירש מציע בכל זאת לשמור גם עותק מודפס של החשבונות. בנוסף, לדבריו, ברגע שאנשים מקבלים את החשבונות והדו"חות לתיבת המייל, קל להם יותר להתעלם מהם ולא לקרוא אותם.

"הדבר הכי חשוב לעשות עם המכתבים הוא קודם כל לפתוח אותם", מסכם הירש, "הרבה אנשים רואים מסמך מהבנק או מקרן הפנסיה ולא נוגעים בהם מפחד, או ששוכחים מהם. ממש חשוב לקרוא ואחר כך לסדר ולתייק. אם לא מבינים מה כתוב, אפשר לבדוק באינטרנט או להתייעץ עם מומחה. יש מסמכים כלכליים מסוימים שיכולים לחסוך אלפי שקלים אם שומרים אותם".