איך לעבוד מהבית ולהישאר יעילים

על פי מחקר שערכו ב- Global Workplace Analytics, שיעור האנשים שעובדים מהבית עלה ב-103% בין 2005-2014, כשב-2014 לבדה נרשמה עלייה של 6.5%. אף שהנתונים מצביעים על כך שהמגמה צוברת תאוצה, אין זה אומר שקל להפוך את העבודה מהבית להצלחה, שכן היא מלווה בלא מעט אתגרים. באתר learnvest פנו לשלושה מומחים שייעצו כיצד להתמודד עם שלושה תחומים מרכזיים בעבודה מהבית כדי למקסם את הפרודוקטיביות.

1. צרו חלל לעבודה:

בין אם אתם עובדים בשולחן פינתי שצמוד לספה או שהקדשתם חדר שלם למשרד הביתי שלכם, חשוב ליצור חלל שיעזור להכניס אתכם ל"מוד" עבודה וישמור על הריכוז שלכם.

הפרדה יכולה להועיל: אם זה מתאפשר לכם, הקצו חלל מיועד בדירה שלכם שבו תוכלו לשמור על סביבת עבודה מאורגנת. "חלל עבודה נפרד מקל להציב גבולות בין חיי הבית והעבודה", מסבירה ליסה קנארק, מחברת הספר "ארגנו את המשרד הביתי לטובת ההצלחה: אסטרטגיות מתמחות שיכולות לעבוד עבורכם". "כשיש חלל נפרד, אפשר לאחסן מסמכים, ציוד ודברים חיוניים אחרים לעסקים במקום אחד". אולם, אם אין לכם ברירה אלא להסתפק בכורסא ומקום לשים עליו את המחשב הנייד, אפשר למצוא פתרונות אחרים. כך למשל היועצת העסקית איילין קווין ממליצה להשתמש בשולחן האוכל, במיוחד אם יש לכם ערימות של ניירות. אם אתם עובדים כשבני המשפחה נמצאים בסביבה, השתמשו באוזניות, גם כדי להסוות את הרעשים וגם כדי להעביר מסר שאתם עסוקים. 

מצד אחד עבודה מהבית מאפשרת גמישות אך עשויה לפגוע באיזון בין עבודה לחיים הפרטיים צילום: שאטרסטוק

תשמרו על סדר: שמירה על שולחן עבודה מסודר עוזרת לשמור על מיקוד ולעלות את פריון העבודה, שכן ככה לא מבזבזים זמן יקר בחיפוש אחר מסמך אבוד. "הסחות דעת ויזואליות מקשות לשמור על ריכוז", אומרת קווין. כדי למזער את הבלגן, תסתכלו על השולחן שלכם כעל לוח מטרה. "כל הדברים שאתם צריכים על בסיס יומיומי צריכים להיות במעגל הקרוב". אם יש פריט שאתם זקוקים לו רק לעיתים רחוקות, אז אין סיבה שיהיה על השולחן. כך למשל דברים שאתם צריכים רק פעם בשבוע, עדיף לאחסן בארונית סמוכה. בדומה, פריטים שאתם רוצים לשמור עליהם אך לא צפויים להשתמש בהם בקרוב, כמו חוזים ישנים, אחסנו בארון או במרתף.

קחו בחשבון שלהקמת משרד ביתי יש יתרונות מס: בין אם אתם שוכרים או הבעלים של הבית, הקצאת חלק ממנו לטובת משרד ביתי, יכולה לספק הטבות מס, החזרים על הוצאות הקשורות במשרד.

2. הישארו מחוברים:

קנארק מדגישה את חשיבות השמירה על הפרדה בין העבודה והחיים הפרטיים, במיוחד כשעובדים מהבית. לשם כך, ההמלצה היא לפתוח מייל מיועד רק לצרכי עבודה. קנארק ממליצה גם לפתוח מייל שלישי להירשמות לניוזלטרים ועדכונים. בצורה כזו תישארו בעניינים מבלי לחסום את המייל שלכם.

הקפידו גם על ניהול תיבת הדואר הנכנסת. ישנם כלים שמאפשרים לקבוע הגעת מיילים כך שישלחו בשעות העבודה, ולא בערב בזמן השכבת הילדים לישון. "כשאני לא רוצה להיתפס נלהבת מדי ולענות מהר מדי למייל, אבל מפחדת לשכוח, אני משתמשת ב-Boomerang for Gmail", אומרת קווין. "הכלי הזה מאפשר למייל להופיע מחדש בראש הרשימה במועד מאוחר יותר". אפליקציות אחרות יכולות לסייע לקבוע זמנים לשליחת הודעות סמס.

בדומה למיילים, הפרידו גם בטלפונים בין ענייני עבודה ועניינים אישיים. אפשרות אחת היא להסתובב עם שני מכשירים, אך ג'ולי מורגנסטרן, מומחית לניהול זמן, ממליצה על טלפון קווי המיועד רק לצרכי עבודה. לדוגמה, תוכלו להשתמש בחבילות הטריפל למיניהן שמציעות חברות כבלים או טלפונים.

3. צרו לוח זמנים שמתאים לכם

אם אתם עובדים מרחוק עבור חברה, סדר היום שלכם עשוי להיות מוכתב על ידי הממונים עליכם. אם, לעומת זאת, אתם מועסקים במשרה גמישה, או שאתם מנהלים עסק עצמאי – אחד היתרונות מהם אתם נהנים הוא קביעת סדר היום שלכם בעצמכם. בעוד שיש הרבה חופש תמרון בגמישות שבקביעת לוחות הזמנים בעצמכם, יש גם סכנה בפגיעה ממשית באיזון בין העבודה לחיים הפרטיים. הקפידו ליצור סדר יום קבוע, ממליצה מורגנסטרן. "כאשר אנשים עובדים רק כשמתחשק להם נוצר כאוס. אנשים אוהבים שיגרה. סדר יום קבוע הוא מנגנון שמייצר מוטיבציה וכן עוזר להפסיק לעבוד כשמגיע הזמן לכך".

עצרו את יום העבודה באמצעות "מעצור" משמעותי: מורגנסטרן ממליצה לחלק את היום לשלושה חלקים - בוקר, אחה"צ וערב - ולקחת בחשבון כמה אנרגיה יש לכם בכל אחד מהזמנים האלה. "אם אתם פרודוקטיביים יותר בבקרים, אז התחילו לעבוד לאחר היקיצה", היא אומרת. תצטרכו גם לקחת בחשבון את הזמנים בהם אתם צריכים לדבר עם לקוחות, או חברים לעבודה, וכן את לוח הזמנים המשפחתי.

"יכול להיות שתרצו לסיים את העבודה עד שילדיכם חוזרים הביתה מבית הספר", היא אומרת. בדרך זו הגעת הילדים הביתה תסמל את הזמן בו תפסיקו לעבוד, זאת בניגוד למצב שבו הילדים הופכים לגורם שמסיח את דעתכם בזמן שאתם מנסים להמשיך לעבוד.

היו מציאותיים לגבי הזמן שלכם: כל אחד יכול לחבר דף משימות, אבל השלמת המשימות שעל הדף היא סיפור אחר לגמרי, בעיקר אם אתם אופטימיים מדי לגבי כמות הדברים שאתם יכולים להספיק ביום אחד. במקום להרכיב רשימת משימות שלא נגמרת מורגנסטרן ממליצה לשאול עצמכם שלוש שאלות: מה אני חייב לעשות? כמה זמן זה ייקח לי? מתי אעשה זאת? קחו בחשבון את הדדליין לגבי כל משימה וצרו סדר עדיפויות בלוח הזמנים שלכם להשלמת כל משימה.

לא בטוחים איך לקבוע סדר עדיפויות? "חשבו על שבוע העבודה כתקציב של זמן", אומרת מורגנסטרן. לדוגמא, "אם אתם הולכים לכתוב, לערוך ולעשות מטלות אדמיניסטרטיביות, אלה הן קטגוריות שונות בתוך תקציב הזמן שלכם. בהמשך, צרו שגרה קבועה לגבי מתי תעשו כל קטגוריה. השארת מרווח של זמן בין הקטגוריות עוזר".

אל תשכחו להקצות זמן להפסקות: באופן כללי, לא משנה באיזה סדר יום תבחרו, כוונו לא לעבוד יותר מ-90 דקות בכל פעם ואז לקחת הפסקה קצרה. שילוב של הפסקות קצרות יסייע לכם להישאר יעילים וחדי מחשבה. "לאחר פרק זמן של 90 דקות רוב האנשים בכל מקרה מאבדים את הריכוז", אומרת קווין. יש גם כאלה שעבורם יעיל יותר לעבוד 45 דקות ולקחת הפסקה של 15 דקות.