מצגת ב-10:00, פגישה ב-14:10, כך תנצלו את השעון הביולוגי להשגת יעילות בעבודה

אם זה נשמע מוכר, אתם לא לבד. עבור מרבית האנשים שעות הצהריים המוקדמות הן הזמן הכי פחות יעיל לעבודה. מסתבר שיש הסבר מדעי לתופעה. הירידה הזו בפרודוקטיביות מוכתבת על ידי השעון הביולוגי של הגוף, שמסנכרן את הביולוגיה וההתנהגות לפי אותות האור בסביבה. השעון הפנימי הזה מורה למערכת לשחרר הורמונים מסוימים, מווסת את טמפרטורת הגוף ושולט בפונקציות אחרות שקובעים את מידת הערנות במחזור של 24 שעות.

למרות הקשיים, קרוב לוודאי שתוכלו במרבית המקרים להתגבר על העייפות ולייצר עבודה מעוררת הערכה. אבל באופן כללי,האם לא הייתם מעדיפים לנצל את הקצב הטבעי של הגוף כדי להעלות את הפריון והביצועים שלכם בעבודה?

"ההחלטות שלכם יהיו קרוב לוודאי טובות יותר אם תקבלו אותן בשעות הנכונות ביום", אומרת רבקה ספנסר, מרצה למדעי המוח בפקולטה לפסיכולוגיה ומדעי המוח באוניברסיטת מסצ'וסטס אמהרסט.

באתר ביזנס אינסיידר תכננו לוח זמנים למהלך היום, שמסביר מתי הזמן הנכון לעשות כל דבר, זאת בהתבסס על השעון הביולוגי שלכם ושל העובדים שלצידכם, מחקרים על מחזורי פריון עבודה ותובנות אחרות לגבי תזמון. אם תעקבו אחר לוח הזמנים, תגלו שהמאמצים להתגבר על עייפות הצהריים כדי לעמוד בדדליין יהפכו לנחלת העבר.

מקסמו את שעות הבוקר:

בין אם אתם טיפוסים של בוקר או כאלה שלא מתחילים להתניע לפני כוס הקפה השנייה, רמות האנרגיה אצל כולנו מתחילות לעלות בין 30 דקות ועד שעה לאחר ההתעוררות, כך לדבריה של ספנסר. העצות הבאות יעזרו לכם לנצל זאת ולהתחיל את היום בצורה פרודוקטיבית.

6.30 בבוקר: לשלוח מייל

אם אתם מקווים לקבל תשובה מהירה למייל שלכם, שלחו אותו לפני שעות העבודה. על פי מחקר שערכה חברת Yesware, שמייצרת כלים עבור צוותי מכירות, מיילים שנשלחים בין השעות 6-7 בבוקר, או אפילו בסביבות 8 בבוקר, הם בעלי סיכוי גבוה ב-45% לקבל תגובה. הסיבה לכך היא כמויות המיילים הגדולות שנשלחות ומתחרות על תשומת הלב של הנמען. אולם, אם המייל שלכםנכנס לאינבוקס של הבוס לפני תחילת טירוף היום או אחרי שהוא מסתיים, גובר הסיכוי שהוא יפתח אותו ויענה עליו בהקדם.

אם אתם מתקשים לקום מוקדם או מפחדים שתשכחו לשלוח את המייל, הורידו אפליקציות כמו Boomerang for Gmail שמאפשרות לנסח מיילים ולקבוע מתי לשלוח אותם.

8.00: קבלו החלטות שמחייבות הפעלת שיקול דעת מוסרי

מחכות לכם החלטות קשות שצריך לקבל, כמו האם לפטר עובד חדש שלא משתלב או לדווח על רשלנות מצידה של עובדת אחרת. קבלת החלטות מוסריות מסוג זה רצוי לעשות בשעות הבוקר. בשלב זה ביום "אפקט מוסר הבוקר" נכנס לפעולה, כך מצא מחקר שערכו באוניברסיטת הרווארד ואוניברסיטת יוטה. החוקרים גילו שסטודנטים לתואר ראשון נוטים יותר לרמות בשעות אחרי הצהריים, מה שהוביל אותם למסקנה שישנה סבירות גבוהה יותר שאנשים יבצעו פעולות לא מוסריות בשעות מאוחרות יותר במהלך היום. הסיבה לכך היא ככל הנראה שהשליטה העצמית שלנו, בדומה לאנרגיה הפיסית, פוחתת לאורך היום.

אם יש לכם משהו חשוב מאוד להגיד אמרו אותו בעשר הדקות הראשונות של המצגת	צילום: שאטרסטוק

אם יש לכם חדשות גדולות לגבי החברה או שאתם מתכננים להטיל כל 'פצצה' אחרת, אמרו זאת במהלך עשר הדקות הראשונות למצגת, הוא מציע. "לאחר תום 10 הדקות הראשונות של מרבית המצגות, בסביבות 80% מהמשתתפים כבר לא שם מבחינה מנטאלית", הוא מוסיף. "לא ברור מה הסיבה המדויקת לכך, אך המדענים מעריכים שהמוח מקבל החלטה לא מודעת להתנתק ולמקד את תשומת הלב בנושאים שנתפסים כחשובים יותר".

לפיכך, הוא ממליץ שכדי ללכוד את תשומת הלב, כללו מצגת ויזואלית במיוחד או הוסיפו אנקדוטה משעשעת או מעניינת במיוחד כל עשר דקות.

11.00: חשיבה אסטרטגית

קבעו את התקציב לשנה הבאה או עברו מחדש על תכנית החומש של החברה. כל חשיבה או החלטה אסטרטגית שעליכם לקבל, עשו זאת לפני השעה 11.00 בבוקר. "בשעה הזו טמפרטורת הגוף שלכם עולה", מוסיף די ויסנצו. "כשזה קורה אתם מרוכזים יותר, והמוח מעבד מידע בצורה טובה יותר". גם חבריכם לעבודה מרוכזים יותר בשעה הזו, לכן פגישת סיעור מוחות יכולה להתאים בשלב זה. מחקר שערך רוברט מטצ'וק, מרצה לפסיכולוגיה באוניברסיטת פנסילבניה סטייט, מצא שדעתנו מוסחת בקלות בין 12-16 בצהריים.

להמשיך ולנוע עד אחרי הצהריים

ישנה סיבה מדוע יצרניות משקאות האנרגיה חושבות שהצרכנים מעוניינים במוצר שלהם בשעה הזו ביום. השעון הביולוגי מכוון כך שצפויה צניחת אנרגיות בצהריים. העצות הבאות יעזרו לכם להספיק המון על אף העייפות. מיד לאחר הצהריים בסביבות השעות 13-15 עדיף לבצע את המשימות הפשוטות יותר שלא מחייבות יותר מדי מחשבה, שכן אז רמות האנרגיה שלכם צונחות. "לעיתים אנחנו חשים בצורך בשנת צהריים, או שאנחנו מרגישים חלשים לאחר ארוחת הצהריים", אומרת ספנסר. "זה לא בהכרח קורה רק אחרי ארוחה כבדה – יש ירידה טבעית בערנות אחרי הצהריים". לכן ספנסר מציעה לא להתעקש דווקא על פרויקט מרכזי כשחשים עייפים, אלא למלא את הזמן בפרויקטים פשוטים יותר שדורשים פחות ריכוז, כמו החזרת מיילים.

14.10: קבעו פגישה

אם עליכם לקיים פגישה דווקא בשעות חוסר האנרגיה של הצהריים, קבעו אותה לשעה המעט הזויה של 14.10. "בצורה כזו תשיגו את תשומת הלב של העובדים", מסביר די ונסנצו. "יותר אנשים ישתדלו להגיע בזמן, גם אם רק מתוך סקרנות".

לאחר שכולם מתיישבים במקומם, הגבירו את עוצמת האור. החשיפה לאור מפחיתה את רמות ההורמון מלטונין, שנוטה לעלות באופן טבעי בזמן הזה ביום ולגרום לעייפות. "לעיתים קרובות אנחנו מוצאים את עצמנו בחדר ישיבות מעומם, וזה הדבר הגרוע ביותר שאפשר לעשות כי בצורה כזו רמות המלטונין יזנקו", מתארת ספנסר. "מלטונין הוא הורמון הערפדים, שיוצא בחושך וגורם לתחושת נמנום".

דרך נוספת להתגבר על השילוב המתיש בין עייפות הצהריים וישיבה בחדר אפלולי ובלי חלונות, היא לקבוע פגישת הליכה בחוץ. "אוויר צח ואור טבעי יעזרו לעקוף את הירידה בעייפות", מסכמת ספנסר.

16.00: הימנעו מראיונות

שיקול הדעת שלכם אינו בשיאו בשעה הזו ביום, שכן בזבזתם עד כה את מרבית האנרגיה שלכם על משימות שדורשות יתר ריכוז ותשומת לב, שלא לדבר על כך שאתם כנראה מתרכזים יותר ברצון לסיים ולחזור הביתה. לכן רצוי להימנע מקיום ראיונות בשעה הזו ביום, בין אם אתם המראיינים או המרואיינים. מחקר שערכו בבית הספר למנהל עסקים וורטון ובהרווארד מצא שכאשר חמישה מועמדים בעלי כישורים זהים התראיינו באותו היום, המועמד שהראיון שלו היה אחרון, קיבל את המשוב הגרוע ביותר.

נצלו ככל האפשר את זמנכם הפנוי

מה שאתם עושים בזמנכם הפנוי לאחר שעות העבודה יכול לעזור לכם לעבוד במלוא המרץ למחרת. תפיגו לחצים ותתאוששו מהישיבה הארוכה מול המחשב על ידי קביעת אימון לשעות הערב, אז טמפרטורת הגוף מגיעה לשיאה. לפי המחקרים, חלק מהשרירים חזקים יותר בשעות הללו, במיוחד בין 16-18. זו יכולה להיות הסיבה מדוע נשברים יותר שיאים באתלטיקה בשעות הערב המוקדמות. השעה הזו גם מספיק מוקדמת כך שהאימון לא יפריע לשינה. "כדי להירדם וליפול לשינה עמוקה צריך שטמפרטורת הגוף תרד", אומרת ספנסר. אם מתאמנים מאוחר מדי, הטמפרטורה העולה עלולה להפריע לשינה.

19.00: אמצו את הצד היצירתי

זה הזמן לנסות לגלות מה כל ההתלהבות סביב חוברות הצביעה למבוגרים או לכתוב את הרומן הגדול הבא. שבע בערב היא תור הזהב של היצירתיות. מחקר שפורסם בכתב העת Thinking & Reasoning ב-2011 מצא שהחשיבה היצירתית הטובה ביותר שלנו מתרחשת כשאנחנו עייפים. בונוס נוסף הוא שהתחביבים הללו בשעות הפנאי הופכים אנשים לעובדים טובים יותר. מחקר אף מצא שעובדים שנהנים מאיזון בריא בין העבודה והחיים האישיים, הם 20% יותר מעורבים בעבודה.

22.00: התנתקו והחלו בהכנות לשינה

עם כל ההתראות שמקבלים ישירות לטלפון הנייד, כמעט ובלתי אפשרי להתנתק לגמרי, אך כדאי לעשות את המאמץ אם רוצים לקום רעננים למחרת. "בדיקת מיילים בלילה עלולה להביא למצב של גירוי יתר", מזהירה ספנסר. "צריך להיות זמן התנתקות, נגיד שעה לפני שהולכים לישון, שבו מכבים את האורות ואת גירוי היתר שבדיקת מיילים והודעות בסוף היום יכולה לעשות".

מעבר לכף, הימנעו ככל האפשר מבהייה במסכים (טלפונים סלולרים, טאבלטים, טלוויזיות ומחשבים), או לכל הפחות הפחיתו את עוצמת האור המלאכותי. "אם אתם רוצים לכוון מחדש את השעון הפנימי שלכם, עליכם להגביל את החשיפה לאור", מוסיפה ספנסר. אם אתם אוהבים לצפות בסדרה על המחשב לפני השינה, נסו להוריד את f.lux, תוכנה שמצמצמת את הקרנת האור הכחול מהמחשב שמשבש את השינה.

לאחר שגיבשתם שגרת הכנות לפני השינה, הקפידו עליה. "ככל שיש שגרה מוקפדת יותר, כך קל יותר להירדם", אומרת ספנסר. פירוש הדבר שחשוב ששעת השינה תהיה קבועה ככל האפשר, גם בסופי השבוע, שמרביתנו נוטים לשבור שגרה ולוותר לעצמנו.