טובעים בניירת? אלה הכלים שיחסכו לכם זמן יקר

כמעט שאין משימה שאנחנו עושים במשרד כיום שאינה מתבצעת במחשב או בסמארטפון. אבל עדיין, כשזה נוגע לעבודה, חלק ניכר מזמננו מתבזבז על המון משימות וניירת או חילופי מיילים אינסופיים בעבודה עם אנשים אחרים. 

סקר 'פרודוקטיביות עסקית' שערכה חברת Priority Software באחרונה בקרב מנהלים בבריטניה חושף תמונת מצב עגומה. מעל למחצית (53%) מהמנהלים ומקבלי החלטות בארגונים הודו כי הם 'מבלים' עד 26 יום במצטבר בשנה במשימות הקשורות לאדמיניסטרציה ועוד 30% מהמנהלים אמרו כי עד 65 ימים בשנה מוקדשים לכך. בין המשימות האדמיניסטרטיביות אליהן התייחס הסקר נכללו תשלום חשבונות, אישור הוצאות, ארגון פגישות, איסוף מידע ממחלקות אחרות ואיתור מסמכים. בסקר ציינו המנהלים כי אינם מצליחים להקדיש מספיק זמן לתוכניות ארוכות טווח ולאסטרטגיית צמיחה עסקית ושהיו מעדיפים לנצל את הזמן שלהם בפעילות מסוג זה.

אנחנו מבזבזים המון זמן על משימות אדמיניסטרטיביות, יש כלים טכנולוגיים שיכולים לחסוך זמן צילום: shutterstock

אחד התפקידים העמוסים במשימות אדמיניסטרטיביות הם מנהלי ומנהלות המשרד – האדמינים. במסגרת התפקיד של ניהול המשרד, הם נדרשים לרכז המון משימות אדמיניסטרטיביות חוצות מחלקות, תוך שמירה על מקצועיות ויעילות עבורם ועבור עובדי החברה. יצרנו רשימה של אפליקציות ותוכנות שיכולות לייעל את הטיפול במשימות אדמיניסטרטיביות, בסיוע רעות שכטר, מייסדת ומנכ״לית Turbo for Biz- המעניקים שירותי אדמניסטרציה ורווחת עובדים ב-outsourcing לעסקים קטנים ובינוניים. בעוד שעבור מנהלי האדמיניסטרציה היישומים האלה הם 'כלי עבודה' מקצועיים הרי שכמעט כל אדם בארגון יוכל להפיק מהם תועלת ולחסוך לעצמו זמן יקר.

רעות שכטר צילום: לירון וייסמן-אבירם

"תפקיד ניהול המשרד, או כמו שאנחנו מכנים אותו היום Office Pivot, מהווה ציר מרכזי בכל עסק קטן וגדול כאחד, והינו מה שגורם לכל הגלגלים לעבוד בצורה חלקה והובלת העסק להצלחה. העובדה שהתפקיד כולל תקשורת יומיומית עם ההנהלה, העובדים, הספקים והלקוחות מכריח אותו בעצם לשלוט בהרבה תחומי אחריות ומשימות בו זמנית תוך דאגה שהכל יעשה על הצד הטוב ביותר ושום דבר לא יפול בין הכסאות. לאור מחקר שנעשה בדלויט אודות תפקידי העתיד וה'כישורים הרכים' שהם כוללים, ברור כי ניהול המשרד ימשיך איתנו ויתעצב מחדש בזכות הטכנולוגיה. מי שישכיל לאמץ את הטכנולוגיה, להטמיע אותה ולנהל אותה, יהפוך בעצם את היומיום שלו לפרודקטיבי ויעיל יותר ויאפשר לו להפוך את התפקיד ליותר אנליטי, עסקי ויזמי", אומרת שכטר.

אלה הם כמה מהאתגרים שגוזלים מאיתנו הכי הרבה זמן והטכנולוגיות שפותרות אותם:

1. ניהול יעיל של תיבת המייל, מענה מהיר וניהול יומן

הסיטואציה מוכרת: מגיעים למשרד בבוקרו עשרות עד מאות מיילים מחכים להתיחסותינו. ישנם כמה כלים שמתאימים לניהול נכון של תיבת המיילים ושל היומן, למשל MixMax ו- Streak, שמאפשרים ליצור טמפלייטים של מענה לדברים שחוזרים על עצמם (למשל בקשות מסוימות שחוזרות על עצמן כמו חנייה ואוכל, תהליכים מסוימים שאנחנו לוקחים בהם חלק כמו onboarding ועוד). כמו כן, ניתן ליצור תבניות (טמפלייטים) של פגישות ולסמן סלוטים ביומן שלנו, שניתן לחלוק עם אלו שרוצים לקבוע איתנו ובמקום שנדבר עכשיו ונתחיל לקבוע שעה מול היומן, אנחנו פשוט מסמנים מתי נוח לנו (לרוב, מומלצות 3 אופציות), שולחים וממשיכים הלאה. עוד פיצ'ר שחוסך זמן הוא התזמון לתאריכים אחרים או יצירת תזכורות כך שאם המייל לא רלוונטי עכשיו או אין לנו זמן לשבת עליו מעבר ל-2 דקות נוכל להעביר אותו ליום אחר רגוע יותר. מטרת העל כאן היא להביא את האימייל למצב שאין לנו רשימת מיילים הממתינה לטיפול ולהשאיר רק רק מיילים דחופים ומיידים.

2. ניהול אירועי רווחה וארועים אחרים

ניהול אירועים הוא פרוייקט עם המון פרטים קטנים שצריך לקחת בחשבון. לכן, שימוש בטכנולוגיה כמו מערכת לניהול אירועים המאפשרת לנו להכניס את הכל: תקציב, ספקים, הצעות מחיר וכו׳ למקום אחד הוא קריטי ליצירת אירועים משמעותיים, למידה מכל אירוע והבנה של התרבות הארגונית. לדוגמה: 262days. עוד בניהול ארועים: פעולה פשוטה כמו הזמנת מקום למסעדה יכולה להפוך לטירחה משמעותית. פתרון נוח ומהיר יכול להיות Order.chat, שירות למציאת והזמנת מקום במסעדות בצ׳אט טקסטואלי, 24 שעות ביממה.

3. ניהול צוות או פרוייקטים ומשימות משותפות

תפקיד האדמין הוא רוחבי וכולל פרויקטים בשיתוף עם מחלקות שונות. במקרה כזה כדאי לנהל את כל המשימות במקום אחד, מרוכז, בו נוכל לחלק את הפרוייקט הגדול למשימות קטנות עם דד ליינים, owners שונים. הדבר יהווה פקטור משמעותי בהצלחת הפרוייקט. כלים לדוגמה:Monday, trello, slack, הם ממשקים שמאפשרים שיתוף משימות, מעקב עם לוחות זמנים והתממשקות ליישומים משלימים אחרים, בהם המייל, היומן הדיגיטלי ועוד

4. ניהול משימות אישיות ופרויקטים

כמה פעמים קפצה לכם מחשבה לראש של פרוייקט חדש? משהו ששכחתם? משהו אישי או שקשור לעבודה? כלי כמו Todoist מאפשר לכם לנהל את כל המשימות האישיות שלכם במקום אחד. אתם יכולים ליצור בו פרוייקטים שונים, דד ליינים, תזכורות למשל אחת בחודש להוציא משכורות ועוד. ההבדל בינו לבין הכלי של ניהול צוות ופרוייקטים הינו שבאחד יש לנו עוד אנשים שלוקחים חלק ובשני הוא יותר אישי וקשור לסדר יום שלנו.

5. אוטומציות של משימות

כאן מדובר בשלב למתקדמים, אך תודות לכלים יחסית ידידותיים כמו Zapier ניתן ליצור תהליכים אוטומטיים כמעט לכל חלק בעבודה שלנו. למשל’ אם יש תהליך של הזמנות לסופר שאנחנו עושים מדי שבוע על סך רשימת קניות שהעובדים יוצרים, אנחנו יכולים ליצור מצב בו כל פעם שעובד שולח אימייל אוticket עם הנושא ״קניות״ זה נכנס אוטומטית לרשימת קניות שבועית שהכנו, הרשימה הופכת ביום מסוים ושעה מסוימת לזימון ביומן שלנו ובכך אנחנו לא שוכחים.

6. ניהול הזמנות רכש, משימות ותהליכים חוצי ארגון

נגמר ציוד משרדי, או להבדיל, ציוד הנדרש לייצור/פיתוח וכיוב'. בנוהל הרגיל מדובר במשימה עם הרבה שלבים והרבה הזנת מידע במחשב המערכות השונות. שימוש בפלטפורמה לניהול הארגון כולו, דוגמת ,Priority שיוצרת אינטרגציה של כל המערכות ומאפשרת לחבר ביניהן ובין יישומים נוספים, תהיה פתרון יעיל. כך, יש דשבורד עם משימות ואפשרות לטפל במסמכים באופן שיתופי, הזמנות רכש, תשלומים, ניהול לקוחות ותהליכי מכירה, ממקום אחד, וביחד עם אנשים נוספים. במצב זה, מרגע שבוצעה פעולה דוגמת הזמנת הרכש, או פתיחת משימה, המידע נכנס למערכת, התשלום גם יוצא מהמערכת, נרשם אוטומטית בהוצאות וכיוב' ואין צורך למשל להקליד את המידע לאקסלים ארוכים. ניתן להתחיל ממערכת ארגונית המותאמת לעסקים קטנים/בינוניים ולגדול איתה.

7. תכנון נופש חברה או מתנות לחג

תקשורת פנים ארגונית בגוף שרבים מאנשיו נמצאים בשטח או בכלל אינם עובדים מהמשרד או מדסקטופ מציב אתגר משמעותי. Connecteam יכולה לתת מענה לנושא. מדובר בפלטפורמה המספקת אפליקציית תקשורת פנים ארגונית המתאימה לכל ארגון, ומאפשרת להעביר מסרים פנים ארגוניים בצורה מסודרת עם מעקב, יכולת לייצר קבוצות סגורות, שליטה והפרדה בין תוכן עבודה לתוכן פרטי ועוד. לאדמין או מנהלי קבוצות יש דשבורד ממנו יכולים לנהל את התקשורת והעברת תכנים, כמו בחירת מתנות לחג או רישום לפעילות חברה/נופש, באמצעות האפליקציה.