איך תרוויח עוד שעה וחצי ביום מכל עובד?

למרות שעדיין לא הומצאה המכונה שיודעת למתוח את גבולות הזמן מעבר למסגרת של 24 שעות, אפשר להרוויח זמן מבלי להאריך את יום העבודה ולחסוך הרבה כסף באמצעות הטמעה של מערכות לניהול מסמכים. מערכות אלו ששווקו בעבר תחת הסיסמה "עולם ללא נייר", התפתחו במשך הזמן לאחד מכלי העבודה המשמעותיים ביותר לייעול תהליכים ארגוניים ולחסכון כספי עצום.

הטמעתן היא תוצאה של צורך כלכלי ומגמות עכשוויות בעולם. ממחקר שביצעה חברת הייעוץ מקנזי (עוד ב- 2010) עולה ש-85% מהמשרות שנוצרו בעשור האחרון במערב מאוישות בעיקר על ידי עובדי ידע ולא על ידי עובדי ייצור. יש לזה סיבה עסקית ברורה: קניין רוחני, ערך מותג, וידע בתהליכים – כל הפעולות הללו אחראיות ל-70% משווי השוק שנוצר בארצות הברית ב-30 השנים האחרונות. לכן, חברות משקיעות משאבים עצומים בפיתוח מיומנויות והרגלי עבודה, ובשיפור הדרך שבה עובדים מתקשרים ועובדים כצוותים מתואמים שמשתפים במידע.

אילוסטרציה צילום: shutterstock

כמה זה חוסך?

כיום אפשר לומר בוודאות שהיעילות של כל ארגון שלומד לשמר, לשתף ולאחזר על ידי הטמעה של מערכת לניהול מסמכים - היא מאוד גבוהה. מניסיונן של חברות שהטמיעו שינוי ארגוני וטכנולוגי מסוג זה הוכח שאפשר לחסוך 50% מכמות הנייר הרגילה. ניתן להמחיש את ערך החיסכון לפי מודל של חברה עם 100 עובדים:

1. חסכון בזמן עבודה

הנתון המשמעותי ביותר מתייחס לזמן עבודה: כמה זמן לוקח לעובד לטפל בניירת משרדית, כולל מיון, צילום, תיוק, ועוד? עובד שמטפל בממוצע ב- 20 מסמכים ומקדיש לכל אחד מהם 10 דקות - מבזבז על ניירת עסקית מעל 3 שעות ביום.

החיסכון: בעזרת מערכת לניהול מסמכים העסק חוסך לכל עובד שעה וחצי שהוא היה יכול להקדיש למשימות מקצועיות אחרות. כלומר, העסק יכול לקבל תוספת של לפחות 150 שעות עבודה ביום מבלי לגייס אף עובד נוסף, מבלי להאריך את יום העבודה ומבלי לשלם שעות נוספות. בשורה התחתונה - עם מערכת לניהול מידע ניתן לחסוך 5,000 שקל ליום, ובחישוב חודשי זה מגיע בוודאות לחסכון של 105,000 שקל.

נייר - הוצאה על נייר נחשבת להוצאה זניחה יחד עם זאת היא מצטברת לסכומים שכדאי וניתן לחסוך. ארגון ממוצע צורך 4 חבילות נייר ליום בעלות של 64 שקל. בחישוב שנתי ההוצאה מגיעה לכ- 20,000 שקל.

החיסכון: בעבודה במודל של "משרד ללא נייר" ניתן לחסוך כ- 10,000 שקל על סעיף זה בלבד.

הדפסות – מחיר הדפסת עמוד (שחור/ לבן) הוא 5 אגורות. כאשר כל עובד מטפל בממוצע ב- 20 דיוורים ומדפיס לצורך כך 2 עמודים (למסמך), זה מסתכם בעלות שנתית של כ- 50,000 שקל (כל המספרים הם כמובן נתונים ממוצעים).

החיסכון: כ- 25,500 שקל בשנה.

3. אחסון פנימי

שטח גדול מידי במשרדים מוקדש לאחסון ניירת ותיקיות. עסקים מוציאים הון על סעיף זה שנחשב להכרחי ולמובן מאליו. לעומתם, ארגונים אשר הטמיעו נוהל סריקות קפדני של כל מסמך נייר שנכנס לארגון מפנים אחוז ניכר משטח המבנה. לפי חישובי נפח ועלות שכירות ממוצעת ( 15 דולר למטר), עלות אחסון ממוצעת של קלסרים מגיעה ל- 17,000 שקל לשנה.

החיסכון: 8,500 שקל (לא כולל עלויות ארנונה ותחזוקה). הערך המוסף הוא תנאי עבודה משופרים לצוות העובדים בחלל מרווח יותר. לחילופין העסק יכול להסתפק במשרדים קטנים יותר, לשלם פחות שכירות וכך ליהנות מחסכון ניכר.

4. אחסון חיצוני

עלות שנתית של שירותי ארכיב לארגון בסדר גודל זה היא 13,000 שקל (לא כולל עלות זמן עבודה שמושקעת בפעולות כגון: הזמנת ארגזים, המתנה למשלוח מהארכיב (עד 3 ימים), לחפש חיפוש הנייר המבוקש ועוד).

החיסכון: כ- 6,500 שקל.

העשור הקרוב הוא הזמן להוביל, לחדש, ולהבין ששיטות הניהול שהכרנו משתנות לנגד עיננו. כיום עסקים וארגונים נדרשים לעשות יותר בפחות זמן וכסף - ולהתייעל. למרות חסמים כמו תחלופת עובדים ופיזור המידע בין מדיות שונות (סמארטפון, מחשב נייד, מחשב נייח, אייפאד, פתקים, מסמכי נייר ועוד), הידע הוא נכס ארגוני יקר ערך שבאמצעותו ניתן לחזור על פעולות עתידיות טוב יותר.