טעויות נפוצות בניהול חובות וגבייתם

האם זה לא היה נפלא אם כולם היו משלמים את חובותיהם בזמן? המציאות העסקית, עם זאת, קצת פחות ורודה וגביית חובות היא מטלה הדורשת מעקב מתמיד, ניהול קפדני ושימוש באמצעים שונים, בהתאם למאפייני החוב והלקוח.

הלקוחות אינם דומים אלה לאלה - חלקם מקפידים על תשלום חובותיהם במועד ואחרים דורשים תזכורות חוזרות ולעיתים אף משלוח התראות ונקיטה באמצעים שונים.

עם זאת, לאופן ההתנהלות שלנו יש השפעה לא מבוטלת על פירעון החובות. במאמר הבא נסקור כמה מן השגיאות הנפוצות, המאטות ומעכבות את תהליך גביית החובות.

• טעויות ברישום החובות. הטעות השכיחה ביותר היא ביצוע טעויות ברישום החובות, כגון הכנסת פרטי החוב לחשבון הלא-נכון או רישום החוב פעמיים.

• חוסר מדיניות פעולה סטנדרטית. כל עסק זקוק מהקמתו למדיניות ברורה ומוגדרת (גם בכתב וגם בפועל), שתבהיר מהי מדיניות התשלום של העסק ומהם הצעדים שיש לנקוט בנוגע לאיחור בתשלומים. ודא כי לקוחות העסק יודעים כי איחור בתשלום כרוך בתשלום נוסף, כגון ריבית פיגורים, הוצאות גבייה וכדומה.

• אי-קיום מעקב יסודי ורציף. כחלק מניהול החשבונות בחברה, יש צורך לעקוב אחר ניסיונות הגבייה של תשלומים מתעכבים. פירוש הדבר הוא שהמידע צריך להיות זמין ובהישג-יד, ושיבוצעו ניסיונות ומאמצים חוזרים לגבות את החובות.

אל תתנו לחייבים לדחות אתכם שוב ושוב

• הימנעות ממשלוח קבלות באופן מיידי. יש לשלוח קבלות עם השלמת השירות או מכירת המוצר. אם מדובר בקבלה הנשלחת על בסיס קבוע, יש לשלוח אותה באותו תאריך מדי חודש. הימנעות מלעשות זאת תוביל לעיכוב תשלומים ותעביר לגורמים המעורבים מסר שגוי, לפיו ביצוע התשלום אינו דחוף.

• היעדר טיפול בבעיות בשלב מוקדם. לעיתים מתברר כי לקוחות מסוימים נוהגים לשלם באיחור את חובותיהם או שנדרש טיפול אגרסיבי יותר לצורך גביית חובותיהם. במקרה כזה, ניתן למזער את הנזקים בעזרת טיפול מוקדם בבעיה. גבייה בלוח זמנים שונה למשל עשויה לפתור את הבעיה. אל תתעלם מבעיות כאלה כאשר אתה מזהה אותן.

• אי-קביעת מועד תשלום מוגדר. כדאי להגדיר מועד תשלום מדויק בתחילת תהליך הגבייה. באופן כזה, אם אתה עדיין ממתין לחשבון, אתה יכול לדעת מה הסכומים שאמורים להיכנס לתזרים העסק בכל מועד, ולתכנן את צעדיך בהתאם.

• מאגר מידע שאינו מעודכן על בסיס שוטף וקבוע. תשלומים רבים מדי אינם נגבים משום שהקבלה נשלחה לכתובת שגויה או לעסק שנמכר, ובו מנהל אדם אחר את רשימת הזכאים. טעויות גבייה הנעשות באשמת מאגר מידע לא מעודכן בעסק שלך ניתנות לתיקון בקלות, בעזרת הגדרת תהליך עדכון כל אנשי הקשר בתדירות קבועה.

• השלמה עם "גרירת רגליים" של החייבים. בעולם העסקים בימינו קל מאוד להתעלם מאי-מיילים, שיחות טלפון ואמצעי יצירת קשר אחרים. אל תאפשר לבעלי חוב לגרור רגליים ולדחות אותך הלוך-ושוב. היה נחוש ועקבי ופנה ישירות אל האדם עימו צריך לשוחח בנוגע לתשלומים חריגים וחובות.

• ויתור על העצמת רמת האינטנסיביות של ניסיונות הגבייה שלך. כל קבלה של תשלום ששולם באיחור צריכה לציין עובדה זו, וניסיונות הגבייה צריכים להיות תכופים יותר. עליך להיות מוכן לנקוט בצעדי גבייה חריפים יותר במידת הצורך אך חשוב לוודא כמובן כי כל צעדיך נעשים במגבלות החוקים הנוגעים לגביית חובות.

• רישום לא מסודר של תשלומים שנתקבלו. אם אתה מקבל תשלומים ואינך רושם אותם באופן עקבי ומסודר, אתה עלול שלא לדעת האם תשלום מסוים התקבל או לא, ליצור חיובים כפולים על חובות מסוימים או לוותר על חובות שלא נפרעו.

לסיכום, גביית חובות עשויה להיות תהליך לא קל, המחריף עם הידרדרות המצב הכלכלי וגורם לירידה במוסר התשלומים במשק. הימנעות מן הטעויות שהזכרנו כאן ועל הליך גביית חובות מסודר וקפדני, יקטינו את מספרם של החובות המתעכבים ותקל על גבייתם של האחרים.

יניב שלו הוא יועץ בחברת דאבל צ'ק, מקבוצת רוביקון