עסקים קטנים: כך תפעלו כדי להימנע מקריסה בעת חירום

בזמן הפגזה, שריפה או אסון טבע מספיק אירוע בודד בלבד לעסק שבגללו יכול לספוג מכת מוות ובכך אף להימחק ללא יכולת להשתקם בעתיד. המכנה המשותף שנוצר כתוצאה ממצב חירום הוא פגיעה בכל העסקים גדולים וקטנים כאחד וכתוצאה מכך מתרחשת מיד בתום האירוע תגובת שרשרת ונזקים ישירים ועקיפים, לעסק עצמו, לעובדים, לספקים, לבני משפחותיהם וכמובן לכלכלת ישראל.

בהיעדר רגולציה מסודרת ותמיכה ממשלתית מספקת גם במקרה דנן "אם אין אני לי מי לי" באחריות כל בעלי העסקים לדאוג ולסמוך רק על עצמם ולהכין את עסקיהם מבעוד מועד לתרחישי חירום כדי להמשיך להתקיים ולקיים את כל המעגלים האישיים והעסקיים שתלויים בפעילותם השוטפת.

לאור המצב הקיים מצבי חירום הם כמעט שגרה טרגית במדינתו. בעלי עסקים צריכים להבטיח את יכולתם והמשך פעילותם העסקית בהתאם למצב החירום הנתון כעת. על פי תהליכי עבודה ותוכניות מוכנות מראש שהוגדרו במצב שגרה וביניהן אופן קיום הפעילות הקריטית של בעל העסק בשעת חירום, לאפיין את כוח האדם ועוד.

ישנן פעולות חשובות שעשויות להציל כל עסק (קטן, כגדול) ולצמצם נזקים כלכליים. ככל שמספר רב יותר של פעולות ייושמו כך תקטן מידת הפגיעה בבעלי העסקים ויכולתם לחזור במהירות לשגרה תגדל. איך ניתן למנוע את הנזק הטוטאלי ולהמשיך לתפקד בשעת חירום?

סה"כ הפעילות שעל בעלי עסקים לבצע: מרגע ההכרזה על מצב חירום

1. פתיחתם של הממדים, המקלטים והמרחבים מוגנים שהוגדרו מראש הכנת רשימת אמצעים נדרשים לאיטום אזורי מיגון כנגד אפשרות להתקפה. יש לבחון על פי תקני פיקוד העורף שאזורי מיגון הקיימים בעסק מסוגלים להכיל כמות מספקת לכלל עובדי החברה לשהייה קצרה או ממושכת.

2. שימוש באתר מוקד 106 של הרשות המקומית או מועצה אזורית כדי לדעת מראש להיכן ניתן להתפנות במהירות המרבית בזמן אזעקה.

3. בצעו חלוקה של העובדים לפי קירבתם למרחבים המוגנים בבית העסק או מחוצה לו.

4. העברת הנחיות עדכניות לעובדים על בסיס יומי - באתר האינטרנט של פיקוד העורף מופצות הנחיות באופן שוטף מומלץ להעביר העתק אישי לכל עובד בבית העסק וכך לשמור על עדכונים שוטפים ועדכניים.

מבצע צוק איתן, מצב חירום עלול להוביל לקריסת העסק צילום: דו"צ

5. לוודא בעזרת תרגול פינוי שמדמה מצב חירום אמיתי על מנת שהעובדים בבית העסק יהיו משוכנעים שאכן מסוגלים ויכולים להגיע במהירות לממ"ד או למקלט סמוך.

6. באשר לעובדים בעלי מוגבלות ראוי שיהיו ממוקמים ככל שהדבר אפשרי בסמיכות לממ"ד או מקלט סמוך.

7. עדכון טלפונים: עדכון רשימת טלפונים של בעלי תפקידים חיוניים. לדאוג שלכל עובד יש רשימה עדכנית כזו ונגישה. וכן עדכון רשימת הטלפונים החיוניים ואנשי קשר - לכל בכל עסק כדאי שתיהיה רשימה בהישג יד שיוכל להיעזר בה גם בשוטף וגם בשעת חירום. על בעל העסק לטלפן מדגמית למספר בעלי תפקידים שמצוינים ברשימתו על לוודא שאכן מספרי הטלפון ובעלי התפקידים שעומדים מאחורי קווי הטלפון הללו זמינים ונגישים טלפונית.

8. וידוא שקיים מספיק כוח אדם שמסוגל ויכול להגיע למקום העבודה גם כאשר איזור עבודתו של בעל העסק נתון בסכנה לפגיעה טילים.

9. לוודא שקיימת תקשורת אינטרנט, טלפוניה אנלוגית וסלולארית ומכשיר פקס פעילים. במצב בו לא תהיה זמינות של מערכות המידע, העובדים בשטח יקבלו הזמנות על גבי טפסים ידניים, בהתאם לנספח טופס הזמנה ידני. יש להכין מבעוד מועד טפסים ידניים עיקריים שבעל העסק עושה בהם שימוש שדרכם ניתן להזמין, לקבל ולשלוח הזמנות תשלום, הזמנת שירותים וכד'.

10. קביעת מסלולי חלוקה קבועים של מערך מכירות להגיע ללקוחות שכוללים תחנות פיזור קבועות במקרה שנותק הקשר הטלפוני עם נציגי המכירות.

11. על בעל העסק להגדיר יחד עם לקוחותיו מהן המוצרים הקריטיים ביותר שהלקוח חפץ בהם בשעת חירום וקביעת נקודות בהן מוצרים אלו ישונעו. כמו כן, יש צורך ביצירת קשר עם לקוחות החברה על מנת לוודא יכולת קליטת סחורה.

13. יצירת קשר עם ספקים מקומיים לווידוא יכולות ייצור שלהם.

14. על כל בעל עסק לוודא שבסוף כל יום, העובדים יצרו קשר עימו לצורך קבלת משימות ליום למחרת בהתאם לצרכים ומצב החירום שנקבע ע"י פיקוד העורף.

15. עד 72 שעות מהכרזה על מצב חירום - על כל בעל עסק להיערך כך שבסיום שלב המעבר ממצב שגרה למצב חירום העובדים נערכו בכל הקשור למשמרות, הסעות, הסעדה וכד' על מנת לפעול במתכונת חירום ולאורך זמן.

עם ביטול מצב החירום וחזרה למצב שגרה, יש לחזור לתהליך העבודה הרגיל תוך בדיקה של היקפי נזקים ישירים ועקיפים שנוצרו לעסק כתוצאה ממצב החירום.

הכותב הינו מומחה ליישום אסטרטגיות ניהוליות בסקטור העסקי בתחום היערכות ומוכנות לחירום ואירועי פתע רבי נפגעים.