"קיים חשש ממשי שרשומות אלקטרוניות בעלות ערך רב למדינה ולאזרחיה אבדו לעד"

"קיים חשש ממשי שרשומות אלקטרוניות בעלות ערך רב למדינה ולאזרחיה אבדו לעד", קובע מבקר המדינה בנוגע לבדיקה שערך בסוגיית ניהול רשומות אלקטורניות במשרדי הממשלה. "אם לא יוסדר הנושא לאלתר, ילך ויגבר הנזק הנגרם מהתנהלות קלוקלת זו".

המבקר יוצא נגד אופן ניהול המידע שנעשה בידי משרדי הממשלה השונים. בעבר כבר נכתבו דוחות ביקורת שהתריעו כי רוב משרדי הממשלה והרשויות המקומיות אינם משמרים כהלכה את המסמכים האלקטרוניים שלהם ונמצא כי גופים רבים משמידים חומר שלדעתם אינו נחוץ עוד לצרכיהם.

משרדי הממשלה מחוייבים על פי דין לשמור את המידע של הפעילות שלהם - חלק הולך וגדל ממנו נעשה באופן אלקטרוני. כחלק מזה הוקמה לפני כ-11 שנים מערכת במשרד החשבת הכללית באוצר המנהלת את הנושא והוגדרה כיחידת סע"ר - סביבת עבודה רוחבית. מדובר במערכת המיועדת לניהול תוכן ארגוני כמו ניהול לשכה, דואר, רשומות, ארכיונים משרדיים ועוד.

הרשויות המקומיות אינן משמרות כהלכה את המסמכים האלקטרוניים שלהם צילום: shutterstock

ואולם הבקרה העלתה כי לא מונה מנהל שיוביל את פרויקט סע"ר, מטה התקשוב הממשלתי מינה ועדת היגוי בין משרדית לליווי הפרויקט אך היא מעולם לא התכנסה. תקציב הפרויקט עומד על 21 מיליון שקל והיה אמור להספיק לחמישה משרדים לפחות אך הספיק להתקנת המערכת רק בשלושה משרדי ממשלה. כמו כן עובדים במשרדי הממשלה השונים לא הוכשרו לעבודה עם המערכת.

לפיכך לדעת המבקר כדי לתקן את הליקויים על רשות התקשוב הממשלתי, על משרד ראש הממשלה הממונה עליה ועל משרד האוצר לדאוג כי עוד השנה תוכן תכנית עבודה שתבטיח שהמידע הדיגיטלי של משרדי הממשלה יהיה זמין בעבודה השוטפת ושהידע והזיכרון הארגוני ינוהלו היטב ויישמרו כנדרש.