צריכים לעבוד מהבית בגלל הקורונה? כך תישארו יעילים

בלי פקקים, בלי אופן ספייס רועש, בלי בוס שמסתובב לכם בין הרגליים ובלי לשמוע את התלונות של החברים לעבודה, העבודה מהבית היא חלום עבור עובדים רבים ועכשיו, בגלל הקורונה, יש גם הרבה עובדים שמתבקשים לא להגיע למשרד.

אם גם אתם צריכים להסתגל פתאום לעבודה מהבית אספנו בשבילכם כמה טיפים שיעזרו לכם להישאר יעילים בעבודה מרחוק.

1. הציבו גבולות

לפני שנה גוגל ערכה מחקר לגבי עבודה מהבית שנמשך שנתיים וניתח מידע של 5,600 עובדי החברה ברחבי העולם. הם מדדו בין היתר שביעות רצון, ביצועים וחיבור לעבודה ופרסמו המלצות לגבי עבודה מרחוק. המחקר מצא שאנשים שעובדים בצורה יעילה מהבית מוצאים דרכים לאזן בין הבית לחיים הפרטיים באופן דומה לעובדים שנמצאים במשרד.

לכן, אחת ההמלצות לעובדים מהבית היא להציב גבולות ברורים בין העבודה לחיים הפרטיים. במקום להניח או לנחש מהן שעות העבודה המועדפות על הקולגות והעובדים שלכם – שאלו אותם מהן השעות המתאימות להן לפגישות. חלק מהעובדים מעדיפים שעות מסוימות ביום ויש כאלה שרוצים להתנתק לגמרי מהמחשב בזמנים אחרים.

עבודה מהבית, צרו גבולות ברורים בין העבודה לבית צילום: Canva

2. צרו חלל ייעודי לעבודה

גם אם אתם נדרשים לשהות בחדר נפרד ואין לכם משרד ביתי או אפילו שולחן עבודה ייעודי, חשוב ליצור חלל שיעזור להכניס אתכם ל"מוד" עבודה וישמור על הריכוז שלכם. אם זה מתאפשר הקצו חלל ייעודי בו תוכלו לשמור על סביבת עבודה מאורגנת. זה מקל על הצבת הגבולות בין חיי הבית לעבודה. אם אתם עובדים כשבני משפחה אחרים נמצאים בסביבה תוכלו להשתמש באוזניות על מנת להסוות רעשים וגם לסמן לכם ולסביבה שאתם עסוקים בעבודה.

3. צרו לוח זמנים שמתאים לכם

אחד הייתרונות בעבודה מהבית הוא קביעת סדר היום שלכם בעצמכם. זה מאפשר חופש תמרון וגמישות אך גם דורש מחשבה ועלול להוביל לכאוס ולפגוע במוטיבציה. לכן, מומחים ממליצים ליצור שיגרה וסדר יום קבוע. לעבוד בזמנים שקבעתם שבהם תעבדו ולהפסיק לעבוד כשמגיע הזמן לכך.  

 ג'ולי מורגנסטרן, מומחית לניהול זמן המליצה באתר Learnvest לחלק את היום לשלושה חלקים: בוקר, אחה"צ וערב - ולקחת בחשבון כמה אנרגיה יש לכם בכל אחד מהזמנים האלה. "אם אתם פרודוקטיביים יותר בבקרים, אז התחילו לעבוד מיד לאחר היקיצה", היא אומרת. תצטרכו גם לקחת בחשבון את הזמנים בהם אתם צריכים לדבר עם לקוחות, או חברים לעבודה, וכן את לוח הזמנים המשפחתי.

"יכול להיות שתרצו לסיים את העבודה עד שילדיכם חוזרים הביתה מבית הספר", היא אומרת. בדרך זו הגעת הילדים הביתה תסמל את הזמן בו תפסיקו לעבוד, זאת בניגוד למצב שבו הילדים הופכים לגורם שמסיח את דעתכם בזמן שאתם מנסים להמשיך לעבוד.

היו מציאותיים לגבי הזמן שלכם: כל אחד יכול לחבר דף משימות, אבל השלמת המשימות שעל הדף היא סיפור אחר לגמרי, בעיקר אם אתם אופטימיים מדי לגבי כמות הדברים שאתם יכולים להספיק ביום אחד. במקום להרכיב רשימת משימות שלא נגמרת מורגנסטרן ממליצה לשאול עצמכם שלוש שאלות: מה אני חייב לעשות? כמה זמן זה ייקח לי? מתי אעשה זאת? קחו בחשבון את הדדליין לגבי כל משימה וצרו סדר עדיפויות בלוח הזמנים שלכם להשלמת כל משימה.

לא בטוחים איך לקבוע סדר עדיפויות? "חשבו על שבוע העבודה כתקציב של זמן", אומרת מורגנסטרן. לדוגמא, "אם אתם הולכים לכתוב, לערוך ולעשות מטלות אדמיניסטרטיביות, אלה הן קטגוריות שונות בתוך תקציב הזמן שלכם. בהמשך, צרו שגרה קבועה לגבי מתי תעשו כל קטגוריה. השארת מרווח של זמן בין הקטגוריות עוזר".

4. אל תשכחו להקצות זמן להפסקות

מומחים ליעילות בעבודה טוענים כי הפסקות קבועות יכולות לעזור לכם להגביר את הריכוז ולהספיק יותר. לפי רוברט פוזן, מרצה בבית הספר לניהול ב-MIT ומחבר הספר "פריון עבודה קיצוני: שפרו את הביצועים, הפחיתו את השעות" יש לקחת הפסקה כל 75-90 דקות. במחקר על מוזיקאים מקצועיים נמצא שזהו פרק הזמן שמסייע להם להגיע לשיא היעילות. זהו גם משך הזמן של מרבית השיעורים באוניברסיטאות.

עבודה רצופה במשך 75-90 דקות מנצלת את שני השלבים בהם פועל המוח: לימוד או ריכוז וגיבוש המידע. "כשאנשים מבצעים משימה ואז נחים למשך 15 דקות הם מסייעים למוח שלהם לגבש את המידע ולשמור עליו בצורה טובה יותר", מסביר פוזן. "זה מה שקורה מבחינה פסיכולוגית במהלך הפסקות".

בהפסקות שאתם לוקחים מומלץ לבחור בפעילויות שמגבירות את היעילות ומחדשות את רמות האנרגיה. הפסקת קפה או אכילת חטיף יכולה להוביל בסופו של דבר דווקא להגברת העייפות. לפי לריסה ברבר מהחוג לפסיכולוגיה באוניברסיטת צפון אילינוי והדוקטורנטית לפסיכולוגיה אמנדה קונליןן "עובדים נוטים לבחור לצאת להפסקות שלא תמיד מועילות להם", כתבו במאמר שהתפרסם בכתב העת פסיכולוג'י טודיי. כדי להפוך הפסקה ליעילה, צריך להתנתק מנטאלית מהמחשבות על עבודה. לפי פוזן, ההפסקות בבוקר יכולות לכלול מדיטציה, שיחה עם חברים או עזרה לחבר לעבודה, אך ההפסקות אחר הצהריים חשובות יותר ומחייבות פעילויות מסוימות. "אנרגיית הגוף שלנו פוחתת בזמן הזה, והפסקה יכולה לסייע לנו להישאר רעננים. לכן, גם אם אתם בבית, תוכלו לבצע מתיחות או פעילות גופנית קלה. פוזן ממליץ כי שנת צהריים היא אחת מסוגי ההפסקות המוצלחות ביותר. "שינה קצרה בזמן הנכון היא מרעננת ביותר", הסביר. "אנשים רבים חוששים שירדמו לשלוש שעות, אך יש לכך פתרון פשוט, קוראים לו שעון מעורר".

יציאה להפסקות מרגישה לרוב כמו פינוק וכזלזול בעבודה, אך המומחים מדגישים כי מדובר בחלק חשוב בתכנית הפרודוקטיביות. "לא מדובר בזמן שמקדישים לעבודה, אלא למה שמספיקים לעשות בזמן הזה", אומר פוזן. "עלינו להפסיק להסתכל על זמן כעל פרמטר להצלחה. אפשר להספיק יותר כשמאפשרים הפסקות לרענון".