רחוקים בשיגרה: טיפים לעבודה מהבית מחברות שעובדות כך בשוטף
משבר הקורונה גרם לחברות רבות לעבור לעבודה מרחוק ולהתמודד עם האתגרים הכרוכים בכך. איך שומרים על פוקוס, כיצד ממשיכים להיות צוות ומדוע חשוב לעשות תיאום ציפיות. חברות שעובדות מרחוק גם בימי שיגרה מציעות דרכים להפוך את העבודה ליעילה ומהנה גם בימים אלה
- מסימני הקורונה: חלום העבודה מהבית מתגשם
- איך ממשיכים לנהל את העסק כשהעובדים בבית
- רשות החדשנות תכיר בעבודה מהבית
1. יעילות ושמירה על פוקוס
כשעובדים מרחוק קשה להיפגש עם כולם כל הזמן ולכן חשוב לעדכן באופן קבוע. "אנחנו מקפידים על הדגמה אחת לשבוע כדי לעדכן את כולם על מה קורה במוצר בכל החזיתות שלו. אנחנו מקפידים לסכם כל דבר , אבל באמת כל דבר, כמעט כל פגישה, במסמך שניתן לערוך במשותף כדי להיזכר מתי דיברנו, על מה ועם מי. זה עוזר מאוד כשצריך לתת לעובד אחר רפרנס באיזשהו נושא, ואפשר פשוט להפנות אותם למסמך במקום להסביר הכל שוב כי הם לא נכחו באיזו פגישה", אומרת לוטם פלד, מנהלת מוצר בחברת Whisk, מוצר שמפותח במרכז הפיתוח של סמסונג נקסט בתל אביב, שעובדים מרחוק בדרך קבע. צוות הפיתוח שלהם מבוזר בקוריאה, רוסיה, סרביה, סקוטלנד, תל אביב, סן פרנסיסקו, ניו יורק ולוס אנג'לס. גם המנכ"ל עובד הבית באנגליה.
בנוסף, היא ממליצה לשריין בלוח הזמנים כמה שעות לעבודה נטו בלי סלאק ובלי אימייל כדי להצליח לעבוד כמו שצריך מכיוון שבעבודה מרחוק מצטברות המון פגישות בלוח הזמנים. "במקרה שלי, לדוגמא, הבוקר מלא בפגישות עם הצוות בקוריאה והערב מלא בפגישות עם הצוות בארה״ב".
"ראשית, על מנהל לדעת כי בעבודה מרחוק, הצוות מרוויח הרבה יותר מהרגיל מתהליכי עבודה טובים ומחברי צוות פרואקטיביים ו"נענש" יותר על תהליכי עבודה רופפים ועל חוסר אחריות.
למרות, ואולי בגלל, העבודה מרחוק אנו עובדים בצורה זריזה ויעילה ויודעים להבטיח באמצעות תהליכים ושיטות פשוטות ומינימליסטיות כי לא יהיה כאוס. למעשה ראינו כי במקומות רבים, בעקבות העבודה המשותפת איתנו, הלקוחות עצמם שיפרו את תהליכי העבודה שלהם והאפקטיביות עלתה בצורה משמעותית.
מרבית הלקוחות שלנו מעידים כי הפרודוקטיביות שלנו עולה ,ולעיתים בהרבה, על זו של העובדים שלהם. כך שאפשר לומר לכל מנהל או ראש צוות כי ברגע שמפצחים את השיטה, מכינים את הצוות ומגיעים מוכנים, העבודה העצמאית מנצחת בנוקאאוט", אומר דני קינן, מייסד בית התוכנה WellDone שעובד כעשר שנים במודל של "פיתוח מהבית" – מודל בו כלל עובדי החברה, ובכלל זה הנהלת החברה עובדים מהבית.
"חשוב מאוד להבטיח אצל העובדים זמינות ומיומנות בכלים לעבודה מבוזרת משותפת, לא רק שיחות וידאו, אלא גם כלי ניהול משימות, שיתוף קוד ומידע, סלאק וכו׳. חשוב מאוד לדאוג לעדכון, רצוי אוטומטי, על כל שינוי. על העובד להיות מודע לאפשרות שדברים ישתנו ולכן עליו לוודא כל הזמן שהוא מחובר, מעודכן ועובד על הדבר הנכון.
ברגע שמבצעים תיאום ציפיות, קובעים לוחות זמנים, ישיבות סטטוס ותכנון ויש חלוקת אחריות ומשימות בין אנשי הצוות ניתן להתגבר על הריחוק ולהנות מפירות העבודה העצמאית. אנו עובדים עם לקוחות רבים לאורך שנים, באינטגרציה מלאה, לרבות קיום ישיבות יומיות, לרבות בצוותים מעורבים. הוכחנו כי ניתן לעבוד מרחוק ומהבית, ועדיין לקיים מערכת אינטגרטיבית ומסונכרנת. בנינו מכונת פיתוח משומנת ופרודוקטיבית במיוחד", הוא אומר.
עבודה מרחוק, ארכיון צילום: Canva
2. האתגר החברתי
ההיבט החברתי הוא אחד החשובים ביותר להתנהלות של צוות. לכן, פלד ממליצה להשתדל להתנהג כמה שיותר בפתיחות, כאילו עובדים באותו חלל. להריץ צחוקים, לדבר על עניינים של יום-יום - אפילו (ובמיוחד) כאשר מדובר בקבוצות מתרבויות שונות, לדוגמא ישראלים וקוריאניים. שבירת הקרח עוזרת מאוד לעבודה משותפת.
"עוד דרך לשבור את הקרח היא ליצור ערוצי סלאק כיפיים כמו cats_of_whisk שבה משתפים תמונות של בע״ח שלנו, או שולחים סקרים ששוברים את השגרה ועוזרים להכיר אחד את השני כל יום או יומיים שאלה כזו כמו 'מהו המאכל האהוב עליך' או 'מהו הסרט האחרון שראית בנטפליקס'", היא אומרת.
במשרד באופן טבעי יש שיחות מסדרון. אם זאת ההליכה במסדרון, הרגעים הראשונים בשולחן כשממתינים לכולם להגיע, והשיחות המזדמנות. לעתים קרובות, אנחנו כמעט לא מבחינים בפגישות הקטנות הללו לאורך שבוע העבודה שלנו. עם המעבר לעבודה מרחוק אנו מבינים עד כמה אנו זקוקים להן כדי לקדם את הקצב של יום מרובה פגישות. הקדישו שיחה לנושאים רשמיים פחות, החלפת דעות, רשמים, תחושות, תמונות מחיי היום יום החדשים. זה עוזר לתחושת הביחד, שותפות הגורל ותחושת הצוות. אז איך מוודאים שמנהלים וצוותים נפגשים לעיתים קרובות, לצד הפסקות בין לבין? אנו מעודדים עובדים לסיים פגישות חמש דקות לפני תומן. זה מקצר מעט את הזמן יחד, אך מונע שחיקה אפשרית", אומר עדי דיאמנט, מנהל מעבדות החדשנות לטכנולוגיה מתקדמת במיקרוסופט ישראל מחקר ופיתוח.
3. תקשורת
אחד האתגרים הגדולים בניהול העבודה מרחוק הוא התקשורת בין האנשים והצוותים מכיוון שמאבדים את הסמיכות הפיסית ואת שיחות המסדרון. עם זאת, קינן אומר שהעבודה מרחוק יעילה יותר בהרבה תהליכים בהם היו מצפים שהסמיכות הפיסית תהיה קריטית. "חברות שעושות בימים אלה את המעבר לעבודה מרחוק יגלו כי הטיפול במגוון של משימות יהפוך לאפקטיבי ונוח הרבה יותר בעבודה מרחוק. זאת בזכות כלי שיתוף מסך ועריכה משותפת. משימות כגון: מעבר על דרישות, מעבר משותף על קוד, ובייחוד כתיבה משותפת של קוד הופכות להיות אפקטיביות הרבה יותר. המשתתפים רואים טוב יותר את המסך, ניתן לסמן על המסך ואף לקבל שליטה ולכתוב אחד במחשבו של השני. ניתן במיידי לצרף לדיון ולכתיבה אנשים נוספים, ואין צורך בחדר ישיבות. לא מפריעים לאף אחד בסביבה, ובעיקר, זה קצר, ממוקד ויעיל יותר בסדרי גודל".
פלד ממליצה להשתמש כמה שיותר בתקשורת חזותית. "אם קשה להסביר משהו מרחוק, תיצרו google slides שמסביר את הרעיון שמנסים לקדם. כמה שאפשר להפעיל מצלמה בשיחות זום, לשתף מסך ולהסביר ויזואלית - זה עוזר מאוד בצורה שחוצה תרבויות. בנוסף, כדי לקדם תקשורת, תחושת צוות ושקיפות אנחנו משתדלים לחגוג את ההצלחה אחד של השני ולפרגן למרות שלא נפגשים, בכל מיני ״פרסים״ והכרזות בפגישות שבועיות".
4. תיאום ציפיות
אם אפשר, מומלץ לעבוד במתחם ברור וסגור. "בתור מנהל ומעסיק כדאי לבקש מהעובדים לתאם ציפיות עם שאר בני המשפחה, לרבות ילדים לגבי שעות העבודה, אופי העבודה והזמינות של העובד לבני הבית בשעות אלה. ההמלצה שלי שכל עובד יידע לשים את הגבולות שלו למקום ולשעות העבודה, מניסיוני זה עובד בדרך כלל טוב מאוד", אומר קינן.
בנוסף, מנהלים צריכים להעביר לעובדים את המסר לפיו לכל עובד יש אחריות רבה יותר כעת. "על כל אחד לוודא כי יש לו משימות וכי יש לו את כל הדרוש, לרבות תנאים פיזיים, תיאור מדויק של המשימה, ממשק המשתמש, כתובות בסיסי נתונים, הרשאות, וכו׳, כדי לבצע אותן בהצלחה. אחרת הוא לא יוכל להתקדם ועלול אף לעכב את ההתקדמות של שאר הצוות. הצורך בהכנה מוקדמת מקבל משנה תוקף בייחוד אם מתכוונים לעבוד בזמן שאחרים לא זמינים".
בהקשר הזה דיאמנט מציע לשתף מדריך לעבודה מהבית. "לרוב הארגונים יש הנחיות כיצד עובדים צריכים להתנהל בסביבת המשרדים שלהם. כשעברנו לעבודה מרחוק הבנו מהר שהעובדים זקוקים להדרכה גם להנחיות מסוג זה. רבים מאיתנו חווים עבודה מרחוק לראשונה, ועם מעט מאוד זמן להתכונן לשינוי. לצוות שלנו יש שאלות: כיצד אתה מגדיר חלל בו אתה יכול להתרכז? איך אתה נשאר מחובר כשאינך יכול להיפגש פנים אל פנים? מדוע יש תחושה שזה לעולם לא הרגע הנכון לקחת הפסקה? הוסיפו לזה את האתגר של ילדים או בני משפחה אחרים בבית שתלויים בך - מציאות שכיחה עבור רבים מאיתנו כרגע - וזה בלתי נמנע שחלק מהעובדים יתקשו מאוד", הוא אומר.
5. הכשרת עובדים
גם בימי משבר וגם בשיגרה של עבודה מרחוק, אסור להזניח את ההכשרה, הלמידה ופיתוח העובדים. קינן ממליץ להכין ולתחזק רשימת קורסים אונליין, מאמרים או ספריות רלוונטיות. כדאי גם שיהיו חשבונות פתוחים בחברות קורסים והדרכות אונליין. כמו כן מומלץ לעודד את העובדים לבצע ביניהם שיתוף של חומרים עדכניים וגם לעדכן קבוע את הרשימות התכנים.
