ניהול המשאב החשוב ביותר של היזם - הזמן
ארגון הזמן ותעדוף המשימות הם חלק בלתי נפרד מההוויה העיסקית של כל מנהל עסקים ויזם. הדילמה בין החשוב לדחוף, המתח בין הרצוי למצוי וההכרעה הנכונה ביניהם, כאן טמון ההבדל בין ארגון מצליח לכושל
"אין אבידה כאבידת הזמן" נאמר במקורות או "זמן הוא כסף" כדבר הקלישאה. האומנם קלישאה? כנראה שלא. רובנו מבלים את חיינו הבוגרים במרוץ אחר הזמן ההולך ואוזל. מרוץ סוחט, קשוח וללא פשרות.
- בעלי עסקים קטנים: אתם לא יכולים לעשות הכל בעצמכם
- רוצה להיות יזם? כך מאתרים הזדמנויות להקמת עסק
- איך מרפאים אהבה לרעיון רע?
כל רגע מרגעי חיינו חדור תחושה חריפה של זרימת הזמן מהעבר, דרך ההווה החולף על פנינו, אל העתיד. מכונת הזמן המאפשרת לבני באדם לערוך מסע בזמן לאחור, לשלוט בזמן ההולך ואוזל ואף לתקן את אשר חלף, זה היה הנושא החביב על סופרי המדע הבדיוני. במונחים פיסיקליים, מימד הזמן שונה במהותו ממימדים אחרים המרכיבים את הוויתו של האדם.
לרובנו יש את התחושה כי אנו נעים בחלל במידה מסוימת של חופש לכל כיוון. מטה ומעלה, לפנים ולאחור. לא כך באשר לזמן. התחושה היא כי אנו עומדים במקום אחד ואילו הזמן חולף עובר על פנינו. נהר הזמן זורם לכיוון מסוים, אין הוא בשליטתנו וסוחף עימו את אשר לא הצלחנו לאחוז בו. הזמן, חרף היותו ערך פיסיקלי, הרי הוא גם סובייקטיבי באופן שבו הוא נתפס על ידי אנשים שונים, גילאים שונים ותרבויות שונות. מימד הזמן שונה בין צעיר לבוגר. תפיסת הזמן אצל אסיר אינה דומה לזו של האיש החופשי ויש הבדל בין תפיסת הזמן (וערכו) ברחובות מנהטן לבין הזמן במדבריות ערב.
ניהול הזמן צילום: shutterstock שליטה על הזמן היא חלומו המתוק של כל איש עסקים. החיבור של זמן שווה כסף ניכר בעיקרו בסביבת העסקים. סביבה תובענית אשר מחייבת עירנות מתמדת, דריכות, יכולת חיזוי וקור רוח לטיפול במשברים. בעסקים (בין אם אלה עסקי מסחר, שירותים או תעשייה), אתגר הזמן נמדד בשלוש רמות שונות של תודעה ומרחב. מרחב הזמן הארוך טווח, בו נמצא בעיקר את החזון והאסטרטגיה העיסקית. מרחב הזמן הבינוני, שם נפגוש את התוכניות הרבעוניות והחודשיות של הארגון וטווח הזמן הקצר והמיידי אשר יימדד ברמות של ימים ושעות. אתמקד בעיקר באתגר העומד בפני איש העסקים והיזם - מרחב הזמן הקצר והמיידי.
אם ניקח בהשאלה את המושגים מהעולם הפיסיקלי לעולם העסקים נוכל לומר שהעולם העיסקי בוחן ביצועים על פי שתי אמות מידה: הכנסות וזמן. עניינו של כל ארגון עיסקי הוא, מן הסתם, השאת רווחים. זו המטרה. זה האידיאל. מרכזי רווח והפסד, מאזנים רבעוניים ושנתיים, בונוסים, יעדים, מינויים ופיטורים, כל אלה ועוד, סובבים סביב המטרה האחת - רווח. כל אלו מתכנסים לתוך קפסולה אחת ויחידה - קפסולת הזמן. לפיכך, מחויבים היזם, המנהל, הפרוייקטור והעובד ליד המכונה או שולחן השרטוט, להיות מסוגלים לעמוד בלוח זמנים שנקבע.
סביב ניהול הזמן ותעדוף המשימות נוצרו סדנאות, קורסים, מאמרים, ספרים, כלים ומאמנים. שפע זה מעיד על חשיבות הנושא ומרכזיותו באתגרים הניהוליים העומדים בפני כל יזם ומנהל.
ניסיון של עשרות שנים בניהול ופיתוח הארגון אשר בראשו אני עומד הביאני לניסוח שמונה עקרונות המהווים עבורי משואות אשר לאורן אני מתנהל בהוויה העיסקית היום יומית שלי:
1. תכנון מראש: תכננו את המשימות על פי הזמן העומד לרשותכם, בנו סדרי עדיפויות ולוח זמנים קשוח לסיום משימות.
2. הקציבו לכל פעילות יותר מהזמן שאתם מעריכים שיידרש לה.
3. צמצמו את "גוזלי הזמן": טלפון, קריאת דוא"ל, וואטסאפים, גלישה באינטרנט, פייסבוק, ארוחות המתארכות שלא לצורך, ישיבות שאינן תכליתיות. אל תוותרו עליהם אך הקציבו להם זמנים מוגבלים.
4. מצאו את האמצעי הנוח ביותר עבורכם לארגון הזמן: תזכורות בפלאפון, רשימה כתובה, טבלאות, יומן.
5. פרקו משימות גדולות לשלבים קטנים. סמנו "וי" על כל השגה של תת-שלב.
6. לכל אדם שעון ביולוגי משלו. בדקו באילו שעות אתם במיטבכם (תתפלא עד כמה זה חשוב). בהתאם לכך תכננו את הלו"ז.
7. האצילו סמכויות. למרות שאנו בטוחים כי ביכולתנו לבצע זאת טוב יותר. השקיעו את זמנכם בדברים החשובים ביותר.
8. השאירו חלון זמן ל"מזדמנות". תקלות, הפתעות, שינויים הדורשים הערכות מחודשת, זה לחם חוקו של המנהל והארגון.
לניהול הזמן (או תיעדוף משימות) חשיבות מרכזית בעבודת המנהל. רובנו כמנהלים נעיד כי מתקיים מתח רב עוצמה בין הדרישה לעמוד בלוח הזמנים לו אנו מחויבים לבין הצורך לתפקד במקביל בזירות שונות ובתחומי אחריות מגוונים. האתגר הניצב בפני היזם הצעיר (ולעיתים אף הבודד) מורכב אף יותר מאותו מנהל הניצב בראש ארגון וותיק וממוסד. היזם הצעיר יעסוק בעצמו במגוון משימות ותפקידים. שורה של שיקולים, החלטות וביצוע תהיינה באחריותו שלו בלבד. היזם, בתחילת דרכו, יתפקד ככל הנראה ללא עוזרים, ללא מזכירה וללא יועץ כלכלי. משא ומתן מול מנהל הבנק, שכירת המשרד וחדר העבודה, כח אדם, ניהול השיווק והמכירות, ניהול הייצור, רכש, רישיונות, אישורים, תקינה, מיסים, חשבונאות, תשלומים לספקים ועובדים, החלטות טכניות ומקצועיות, פיתוח ומחקר, כל אלה יידחסו לתוך סדר יומו של היזם ויחייבו את העוסקים בכך לרכוש את היכולת והמיומנות להעניק את סדרי העדיפויות והחשיבות לכל משימה ותהליך במיזם.
ניהול זמן ותעדוף משימות הוא אתגר אמיתי הניצב בפני היזם והמנהל. הזמן, כפי שניסיתי להסביר תחילה, אינו בשליטתנו ואף שונה סובייקטיבית אצל בני האדם. מה כן בשליטתנו? מספר המשימות, הקצאת הזמן הראוי לכל משימה, ארגון סדרי העדיפויות והחשיבות שנעניק להן בתוך הזמן הנתון והעומד לרשותנו. הזמן הוא משאב אשר מטבעו, תמיד יהיה מוגבל. עלותו האמיתית של הזמן נבחנת על פי העלות של הזמן האלטרנטיבי כלומר, מה ניתן היה לבצע בתמורה באותו פרק זמן נתון. ארגון הזמן ותעדוף המשימות הם חלק בלתי נפרד מההוויה העיסקית של כל מנהל עסקים ויזם. הדילמה בין החשוב לדחוף, המתח בין הרצוי למצוי וההכרעה הנכונה ביניהם, כאן טמון ההבדל בין ארגון מצליח לכושל. בין יזם אשר יעלם במערבולת העסקים לזה אשר יוביל את המיזם אל חוף מבטחים.
הכותב הוא מנכ"ל ביתן-ספרק, ומנטור ב"קרן שמש" לעידוד יזמים צעירים.
