לפח או למגירה? מדריך הניירת המלא

הוצאות שוטפות

מה זה כולל? חשבונות ארנונה, חשמל, גז, תקשורת (ספק סלולרי, טלפון נייד, טלפון קווי, ספק אינטרנט, כבלים).

בשביל מה? למעקב אחר תשלומים, הוכחה בדבר תשלום והשוואה בין תשלומי החודשים האחרונים כדי לנתח את הצריכה שלכם. כמו כן, תוכלו לבדוק בחשבונות התקשורת האם חויבתם יתר על המידה.

כמה זמן לשמור? לשמור שנה מלבד חוזי הצטרפות אותם יש לשמור לתמיד וחוזי ספק שאותם יש לשמור כל עוד אתם מחוברים לספק.

טובעים בניירת? כך תעשו סדר

ביטוח

מה זה כולל? פוליסות ביטוח דירה, רכב, חיים, בריאות, סיעודי, פנסיה, מנהלים.

בשביל מה? כדי לבדוק תקופתית שהכיסוי מספק ועונה לצרכים שלכם. כדאי להכין טבלה מסודרת שתרכז עבורכם איזה כיסוי ביטוחי יש לכם בכל חברה כדי שבעת הצורך, יהיה קל למצוא למי צריך לפנות.

עד לביטול הפוליסה, חידושה או פדיונה המלא - המאוחר מבניהם ופוליסה של ביטוח שנמצא בתוקף לשמור לתמיד.

חסכונות והשקעות

בשביל מה? למעקב אחר גובה החסכונות או ההשקעות, תשואה ודמי ניהול. יש חשיבות לשמירה של כל הדוחות השנתיים עד לפדיון, במיוחד במקרה של ניוד כספים בין מסלולים וחברות ביטוח להוכחת רצף וזכאות.

כמה זמן לשמור? דיווח רבעוני אחרון, דיווח שנתי לשמור עד ליום הפדיון ומסמכי הצטרפות לתמיד.

בנקאות

מה זה כולל? דפי חשבונות בנק, תדפיסי כרטיסי אשראי, ספחים של פנקסי שיקים, הלוואות, משכנתא.

בשביל מה? מעקב שוטף אחר החשבון, ניתוח הוצאות ועלויות בנק וקניות. בנוסף, תוכלו לעקוב אחרי שיקים שנפדו, חשבונות ששולמו, הוראות קבע שירדו ועוד.

כמה זמן לשמור? 3 חודשים, ספחי שיקים לשמור שנה אחורה, הלוואות עד ליום הפירעון ומסמכי הצטרפות לתמיד.

עבודה

מה זה כולל? תלושי שכר, טפסי 106, טפסי 191, מכתבי פיטורין, מכתבי קידום, מכתבי הכשרה חוזה.

בשביל מה? ניתן ללמוד הרבה מהתלושים ולעתים תצטרכו את תלושי השכר כדי להוכיח שקיבלתם שכר, למשל בעבור משכנתא, ביטוח לאומי, הלוואה וכדומה. מכתבי קידום והכשרה יעזרו לכם לחפש עבודה.

כמה זמן לשמור? חוזה עם מקום העבודה – עד להפסקת קיום יחסי עובד-מעביד עם המעסיק, תלושי 106 – לתמיד, תלושי שכר – שנתיים.

הוצאות 'גדולות'

מה זה כולל? חשבוניות ותעודות אחריות מריהוט ועד שירותים אישיים.

בשביל מה? למטרת אחריות ותיקון, לשימוש בדוחות מס שנתיים והצהרות הון אם אתם עצמאיים.

כמה זמן לשמור? עד תום האחריות או השימוש בשירות או הצהרת הון.

מה עוד אפשר לעשות עם המסמכים מלבד לשמור?

עליכם לבחון כל 'מסמך נכנס' - האם אתם נדרשים לפעולה כלשהי? הכוונה היא למשל אם בדוח הפנסיה ראיתם שגובים מכם דמי ניהול הגבוהים מהממוצע שגובה הקרן, עליכם לפנות לקרן הפנסיה ולהתמקח על גובה דמי הניהול. אם יש שינוי במספר הנפשות בבית, עליכם לעדכן את חברת המים. כתבו זאת על המסמך באופן בולט והציבו תאריך יעד לביצוע המשימה. אם אתם נמנים בין האנשים שמפחדים להתעמת עם המעטפות, כנסו לאתר האוצר שלי וצפו בסרטון 'לא מפחדים – מתעדכנים'. זכרו שאלו לא סתם ניירות, זה הכסף שלכם. לאחר מכן, רכזו את כלל המשימות שלכם ליומן לפי תאריכי היעד שקבעתם לעצמכם, כך שלא תשכחו לטפל בשום מסמך. ברגע שטיפלתם בו, סמנו זאת על גבי המסמך עצמו ורשמו עליו מה בדיוק עשיתם (נניח, השגתם דמי ניהול טובים יותר), תאריך ואם יש אישור (בכתב או מספר אישור) וצרפו אותו גם כן.

מסמכים שסיימתם לטפל בהם, תוכלו לתייק בקלסרים המתאימים. השתדלו לעשות זאת בסמוך לסיום הטיפול, כך שלא תצטבר לכם ערימה של ניירות לתיוק.

בסופו של דבר, תקבלו קלסרים (ואולי הרבה מהם) מסודרים כך שלכל דבר שלא תצטרכו, תוכלו לשלוף בקלות את המסמכים המתאימים.

אם אתם טכנולוגיים יותר ופחות אוהבים את ההתעסקות עם הניירת, את המסמכים אתם יכולים לסרוק: בצורה כזו, הכל יהיה יישמר אצלכם במייל או בענן בשירותי אחסון לפי תיקיות. רק זכרו לוודא שלהכל יש גיבוי כי למחשבים, בניגוד לקלסרים, יש נטייה לשבוק חיים.

הכותבת היא סגנית בכירה לממונה על שוק ההון במשרד האוצר ואחראית על קידום חינוך פיננסי במסגרת "האוצר שלי".