איך מנהלים אשראי לקוחות וספקים?

על פי נתוני הסוכנות לעסקים קטנים ובינוניים בישראל פועלים למעלה מ-450 אלף עסקים קטנים, המעסיקים עד 20 עובדים בכל עסק. ברובם המוחלט של עסקים אלו מלאכת ניהול הכספים מוטלת על הבעלים וביחד איתה משימות ניהוליות רבות נוספות.

בתחום הכספים ישנו נושא חשוב שאינו זוכה לתשומת לב מספקת מבעלי עסקים קטנים ובינוניים הן בבניית התכנית העסקית והן בניהול השוטף. זאת על אף שניהול כושל של תחום זה עלול להוביל לקשיים תזרימיים בלתי אפשריים: אשראי הלקוחות ואשראי הספקים.

הראשון, אשראי שבדרך כלל בעל העסק יספק ללקוחות שלו, בסגנון; "קנה היום ושלם בעוד שלושה חודשים". נניח שהיקף המכירות של העסק עומד על שש מאות אלף שקל לחודש והעסק מוכר בתנאי תשלום של שוטף + 90 יום, הרי שתמיד הלקוחות יהיו חייבים בין 1.8 מיליון שקל לבין 2.4 מיליון שקל.

אשראי, אילוסטרציה צילום: בלומברג

במקרים רבים בעלי עסקים מספקים אשראי זה ללקוחותיהם באמצעות קבלת הלוואה בנקאית ומקרנות שונות כדוגמת הקרן בערבות מדינה. הבעייתיות היא שבעוד שגופים אלו מבצעים בדיקות לפני מתן האשראי - בעל העסק מגלגל אותו ללקוחותיו ללא כל בקרה ולוקח על עצמו סיכון לא מחושב.

איך מנהלים אשראי לקוחות?

כמו כל ניהול נכון גם כאן, תחילת הדרך היא בידיעת הנתונים וקבלת החלטות בהתאם. סופו של התהליך יספק תשובה מלאה לשאלה מהו האשראי המקסימאלי שבעל העסק מוכן להעניק לכל אחד מהלקוחות שלו ובאילו תנאים.

על מנת לתת מענה לשאלה הזו, חייבים לקחת בחשבון את הנתונים הבאים:

• עלויות המימון של העסק

• שיעור הרווחיות לכל לקוח

• חוסנו הפיננסי של כל אחד מהלקוחות (עד כמה הלקוח הינו בעל יכולת לשלם עבור השירות או המוצר)

• האם צריך בטחונות לחוב

כעת, יש לשאול שלוש שאלות. הראשונה, האם לאחר עלויות המימון העסק מרוויח כתוצאה מהפעילות עם הלקוח? לצורך מענה על השאלה הזו כל הנתונים נמצאים בעסק; לבעל העסק כל המידע אודות עלויות המימון שלו ואודות עלויות השירותים שהוא מספק והתמורה המתקבלת בגינם מכל לקוח.

השאלה השנייה, מהו חוסנו הפיננסי של הלקוח? לצורך מענה על השאלה הזו על בעל העסק להיעזר במידע הקיים בשוק בו הוא פועל, תוך הבנת פעילותו של הלקוח. ככל שהיקף הפעילות החודשי גבוה יותר כך מומלץ להיעזר גם במידע מגופים מקצועיים.

ולבסוף, האם הלקוח מספק בטחונות לחוב? המענה לשאלה הזו צריך להיות מאוד פשוט: כן או לא. במידה וכן עלינו להעריך את שווי הביטחונות הללו.

לאחר מענה על שלוש השאלות הללו, יש בידי בעל העסק כלים מספקים לצורך קביעת מדיניות האשראי עם כל אחד מהלקוחות. כל שנותר הוא לוודא שההחלטות שהתקבלו מיושמות כנדרש ולעקוב אחר שינויים בנתוני הבסיס: רווחיות, חוסן פיננסי ובטחונות.

ניהול נכון של אשראי לקוחות וקביעת מדיניות אשראי טרם התחלת פעילות מול לקוח פוטנציאלי, תצמצם את היקפם של החובות האבודים ותסייע לעסק לשמור על רווחיותו לאורך זמן.

ישנם שווקים ועסקאות שבהם מקובל לעבוד עם מקדמות מהלקוחות ובכך לצמצם את היקף האשראי ללקוחות, ובהתאם להפחית את עלויות המימון.

ניהול נכון של אשראי ספקים

את האשראי השני, אשראי ספקים, ברוב המקרים בעל העסק יקבל מהספקים השונים איתם הוא עובד. בהתאם לדוגמה הקודמת נניח שהיקף הקניות שלנו עומד על חמש מאות אלף שקל לחודש ואנו משלמים שוטף + 60 יום; היקף החוב שלנו לכלל הספקים יעמוד על בין מיליון שקל לבין 1.5 מיליון שקל בכל רגע נתון.

ניהול נכון של אשראי ספקים מחייב בראש ובראשונה עמידה בתנאי האשראי שנקבעו או שינוי בהסכמה של תנאי האשראי שנקבעו מראש. כל התנהלות אחרת מול הספקים תפגע במוניטין של העסק. מעבר לכך, על בעל העסק להבין האם אצל הספקים איתם הוא עובד ישנם הבדלים במחיר בהתאם לתנאי התשלום. על כן בעל העסק צריך לשאול שתי שאלות:

• האם ישנה הנחה על הקדמת תשלומים, קרי "הנחת מזומן"? ובמידה וכן מה גובה ההנחה?

• האם ישנה תוספת במחיר על הארכת תנאי התשלום? ובמידה וכן מה גובה התוספת?

את התשובות לשאלות הללו יש להשוות לעלויות המימון של העסק ובהתאם לכך להתאים את תנאי התשלום. כמובן, שבמידה וקיימת "הנחת מזומן" ויש ביכולתו של העסק לשלם במזומן, תשלום כזה ישפר מיידית את רווחיותו ואת כושר התחרות של העסק. מצד שני לעתים ניתן להשתמש באשראי ספקים כתחליף זול לאשראי בנקאי. בדוגמה הקודמת שינוי של תנאי התשלום לשוטף + 90 יום יספק לבעל העסק אשראי נוסף בגובה של חמש מאות אלף שקל, ובמידה ועלות האשראי הזה נמוכה מעלות האשראי הבנקאי - אפשרות זו עדיפה ובכך בעל העסק יפחית את עלויות המימון שלו.

נקודה נוספת בעבודה מול ספקים היא שבעת בחינת הצעות המחיר השונות יש לקחת בחשבון גם את תנאי האשראי המוצעים. באופן טבעי במידה ויתר התנאים זהים לחלוטין, על בעל העסק להעדיף את הספק שנותן את תנאי התשלום הנוחים ביותר.

הכותב הינו מנכ"ל חברת עין צופיה ייעוץ כלכלי, המספקת שירותי ייעוץ כלכלי וניהול כספים לעסקים ולפרטיים.