מדריך: איך מתמודדים עם ספקים

הטור הקודם שעסק בנושא תמחיר ותמחור הסתיים בשתי אפשרויות שהאחרונה שבהן הייתה שמחיר המכירה של המוצר או השירות שאנו מספקים מתומחר גבוה ממחיר השוק.

האפשרות הזו עלולה להתרחש ממגוון סיבות, כדוגמת: המוצר או השירות באיכות גבוהה מהמתחרים, עלויות חומרי גלם גבוהות יותר מאשר העלויות אצל המתחרים ועוד מגוון רחב של סיבות שונות.

בעסקים קטנים ובינוניים לעתים ניהול הכספים בעסק מגלם תפקיד שכולל בתוכו גם את תהליך ניהול הספקים בנוסף או בנפרד לניהול הרכש. כאשר תהליכים אלו מבוצעים בצורה נכונה הסיכוי שהעסק שלכם ישלם יותר מאשר המתחרה על אותו מוצר או שירות הינה נמוכה מאד. כך תשמרו על היכולת שלכם להמשיך ולהישאר תחרותיים.

תהליך נכון של ניהול ספקים מתחיל בהגדרת הצרכים של העסק: מהן הכמויות שהעסק צריך? מהו השירות הנלווה שהעסק צריך? כמובן שלעסקים שונים - צרכים שונים. ישנו אפילו הבדל בין הספקים איתם מתמודד קבלן בניין לבין הספקים של קבלן שיפוצים. האחרון צריך כמויות קטנות של חומרי גלם שונים בכל עבודה ואילו הראשון מבצע הזמנות גדולות של חומרי גלם זהים בפרקי זמן ידועים מראש. קל וחומר בין בעלי עסקים מתחומים שונים.

קבלן שיפוצים צריך ספקים שונים מאשר קבלן בניין צילום: תומי הרפז

בהיבט הפיננסי, הגדרת הצרכים הינה הגדרת תנאי התשלום שהעסק זקוק להם. המשך התהליך יהיה בבחירת הספקים עימם העסק יעבוד. השיקולים בבחירת הספק צריכים להיות מבוססים על שיקולים מקצועיים כגון: איכות המוצרים והשירותים, עמידה בלוחות זמנים וכמובן מחיר תחרותי. אל שיקולים אלו מצטרף שיקול נוסף והוא הכימיה והתקשורת עם הספק; ספקים שמקצועיותם נבחנה ושיש לנו איתם תקשורת טובה יותר, יהיו ספקים טובים יותר לעסק ויסייעו בתהליך ההתפתחות העסקית.

על מנת לבחור נכון יש לבצע מספר פעולות:

1. לקבל מספר הצעות מחיר מספקים שונים.

2. לבקש ולבחון המלצות מלקוחות אחרים.

3. להעריך את העלויות האמיתיות של המוצר או השירות.

4. לוודא שהספק איתן פיננסית.

לאחר בחירת הספק, צרו הסכם מחייב שמגדיר במדויק את כלל ההסכמות שלכם ובפרט אודות מהות השירות, לוחות הזמנים, העלויות ותנאי התשלום.

לאחר שישנו הסכם, יש לנהל את העבודה השוטפת מול הספק וזאת באמצעות מספר נקודות בקרה:

1. הזמנת עבודה.

2. אישור כל חשבונית.

3. מעקב ובקרה אחר איכות המוצרים וזמני האספקה.

4. תשלום במועדים שנקבעו.

דעו כי ישנם לקוחות שמצליחים לסייע לספקים שלהם במציאת לקוחות נוספים ולעתים אף במתן עצות לחיסכון בעלויות ובכך הם הופכים את עצמם ללקוח מועדף ומחוזר מצד ספקים שונים.

דוגמה קצרה: חברה קטנה שעסקה בתחום שיווק ואריזה בענף המזון, הייתה זקוקה להלוואה. במהלך העבודה על התכנית העסקית גילינו שמחיר המכירה מגלם בתוכו הפסד, כשבדקנו מול הבעלים מדוע מחיר המכירה הינו כל כך נמוך קיבלנו את התשובה הבאה: "אלו המחירים בשוק". אם אלו המחירים בשוק ובעסק שלך הם מובילים להפסדים, משהו לא עובד נכון בעסק חשבנו לעצמנו והתחלנו לבדוק.

מהר מאד מצאנו שמחירי הקנייה מספק חומרי הגלם הינם גבוהים מאד וישנם ספקים שמוכרים במחירים נמוכים משמעותית וזאת בהיקפי קנייה מעט גדולים יותר מהיקפי הקנייה הנוכחיים. למעשה השגנו הצעת מחיר מהספק של הספק שלנו ובכך תמחור השוק חזר להיות הגיוני ורווחי.

כשהעסק נקלע לבעיית תזרים מזומנים כמעט תמיד המקור לבעיה נובע ממצוקה אחרת בעסק ועל כן אין למהר ולקחת הלוואה חדשה, אלא יש לנסות לאתר ולהבין את הבעיה האמיתית. במקרה הזה, ההבדל לעסק היה בין לקבל הלוואה נוספת, לחלק את הכסף ללקוחות ולספקים ולחפש עוד הלוואה בעוד כשנה או שנתיים - לבין לקבל הלוואה ולהתחיל לייצר רווחים.

הכותב הינו מנכ"ל חברת עין צופיה ייעוץ כלכלי, המספקת שירותי ייעוץ כלכלי וניהול כספים לעסקים ולפרטיים.