מתי הזמן להעסיק עובד נוסף בעסק קטן?

על-פי נתוני הסוכנות לעסקים קטנים ובינוניים, כ-85% מהעסקים בישראל הם עסקים המעסיקים עד 5 עובדים, מתוכם כ- 50% הם עסקים בהם הבעלים הנו עובד יחיד. כמעט כל בעלי העסקים הללו, אחוז אדיר מכלל העסקים במשק, מתחבטים מדי מספר חודשים בשאלה האם לקחת עובד נוסף, אשר יסייע להם להוריד את נטל העבודה ויסייע בהגדלת הכנסות והיקף העבודה של העסק.

מרביתם דוחים את ההחלטה עוד ועוד - מתוך תחושה תמידית ש"הזמן עדיין לא הגיע" - אין מספיק יציבות, אין מספיק הכנסות, אין מספיק זמן פנוי להתעסק בבירוקרטיה הנדרשת מההליך.

התשובה לדילמה הזו תלויה במצבו הספציפי של כל עסק ועסק, כאשר ישנם הבדלים ניכרים בין הענפים השונים, ואף בהתאם למטרות בעל העסק ותכניותיו לעתיד. עם זאת, ניתן למתוח מספר קווים כלליים שיכולים לסייע לבעל עסק קטן להחליט מתי הגיע הזמן הנכון להעסיק עובד חדש.

עסקים קטנים, רובם מעסיקים עד 5 עובדים צילום:" אוראל כהן

חדדו עבור עצמכם - מהי המטרה שארצה להשיג באמצעות הגדלת מצבת העובדים: טעות נפוצה של בעלי עסקים רבים היא לחשוב שהעסקת עובד מטרתה המידית הנה בהכרח גידול בהכנסות העסק. בפועל, חשיבות העסקה נכונה של עובד טמונה ביכולתה לסייע לפינוי זמן עבור הבעלים, על-מנת שיוכל להתפנות מהעבודה השוטפת ולהתמקד בתחומים הנדרשים להרחבת העסק - חשיבה אסטרטגית ושיווקית, פניה ללקוחות, פרסום, יצירת שיתופי פעולה מסחריים, ביצוע שינויים בחלל העסק וצעדים נוספים שבטווח הארוך ישפרו את תוצאות העסק.

אם כן, מתן מענה ל- 3 שאלות יסייע בקבלת ההחלטה:

1. האם מבנה ההוצאות של העסק מותאם לצרכי העסק? דרישת קדם להעסקת עובד היא תפעול העסק ביעילות מקסימאלית - שיקול הרחבת מצבת העובדים כרוך באלמנט זה ישירות. במידה והתפעול השוטף בזבזני ופזרני, צמצום הוצאות עדיף על פני העסקת עובד לצורך הגדלת הרווחיות בטווח הקצר. מומלץ להעסיק עוד עובד רק כאשר מבנה הוצאות העסק מותאם לגודל העסק - מוציאים רק מה שצריך.

2. האם מיציתי את כל האפשרויות להגדיל את הכנסות העסק במסגרת שעות העבודה הקיימות? העסקת עובד חדש כרוכה בעלויות נלוות מעבר לשכר הברוטו החודשי של העובד - ביטוח לאומי מעסיק, הפרשות פנסיוניות, עלות טיפול חשבונאי, מתנות לחג, סידור מקום עבודה (שולחן, כסא, עמדת מחשב וכיוצ"ב) ואלמנטים נוספים. קודם להעסקת עובד חדש, מומלץ לבחון את מצבת העובדים הקיימת שלכם - האם כולם עובדים בהיקף משרה מלא, האם הם עובדים באפקטיביות נמוכה עקב עבודה מהבית או מהמשרד, האם ניתן לייעל את תפוקתם.

3. האם אני יודע לייצר את ההכנסות באותו זמן פנוי שנוצר לי? על הצעדים הנדרשים להרחבת העסק, אשר צפויים להתפנות מפינוי הזמן הנוסף לבעל העסק, להיות מתוכננים מראש עוד טרם העסקת העובד הנוסף. פינוי הזמן הניהולי הנוסף ללא תכנון ניצולו המקסימלי, יוריד מיעילות ההשקעה בעובד נוסף.

אם עניתם בחיוב על שלושת השאלות, הרי שהגיע הזמן להעסיק עובד נוסף. עכשיו נותר לכם להתחבט בשאלה נוספת – מהו סוג המשרה שאתם מחפשים ליצור - היקף המשרה, עלות העסקת העובד, הכישורים הנדרשים מן העובד על מנת שיגשים את המטרה שלשמה הועסק.

מספר המשתנים בהחלטה גדול, אך גם כאן ניתן לבחון את ההחלטה באמצעות מספר כללי אצבע:

1. צפי התועלת שצריך לצפות לו מהעסקת עובד חדש, לאחר שקלול העלויות הנלוות: צריך להביא להגדלת הכנסות העסק - בענף השירותים למשל, בו מרוכזים מרבית העסקים הקטנים (כ- 76% מכלל העסקים), הגדלת ההכנסות עשויה להגיע, בכפוף לניהול נכון, עד פי 3-5 ביחס לעלות הכוללת של העובד בתוך כשנה. בענפים אחרים אין בנמצא נתונים מספריים מובהקים, אך יחס הרווח הפוטנציאלי מעט נמוך יותר.

2. גובה עלות העובד ביחס לכלל הכנסות העסק. במרבית העסקים בישראל, מהווה עלות העסקת העובדים הכוללת כ-30% עד 50% מהכנסות העסק, כאשר בענף השירותים מהווה השכר רכיב משמעותי יותר ומתקרב לשיעור של 50%. בענף המסחר שיעור ההוצאה נמוך משמעותית ועומד על שיעור של עד 30% מההכנסות (ככל שהעסק גדול יותר, שיעור זה הולך וקטן).

כללי אצבע אלו לא יפטרו אתכם מהתעמקות בדו"חות העסק ולא יספיקו לכם לבדם לקבלת החלטה סופית, אך השוואה אליהם, לצד מחשבה מעמיקה על הפרמטרים הנדרשים לפני העסקת העובד החדש, בהחלט יכולים לסייע לעסק להשיג את המטרה העיקרית שלו - לצמוח ולהגדיל את הרווחיות שלו.