בעלי עסקים קטנים: כך תמנעו רמאות או גניבה פנים אירגונית

בכל פעם שאני פוגש בעל עסק שרומה או נגנב, הביטויים: "הופתעתי לגמרי", "לא האמנתי שזה יכול לקרות", ו- "סמכתי על האנשים" חוזרים על עצמם שוב ושוב. המשותף לכל המקרים הוא שבעלי העסקים לא יצרו בקרות על מנת למנוע מראש מצבים של רמאות או גניבה.

מה יכולים בעלי עסקים קטנים ובינוניים לעשות על מנת להגן על העסק מפני רמאות או גניבה:

1. הכירו בצורך בבקרות פנימיות ויישמו נהלים וכלים למניעת מעילות

גנבות ורמאויות בעסקים הופכות לשכיחות יותר. זה קורה יום יום ויכול לקרות גם אצלכם בעסק. יכול להיות שזה קורה בזמן שאתם קוראים את השורות הללו. כדי למנוע זאת צריך להתחיל בלהכיר בכך שהעסק שלכם חשוף לגניבות ורמאויות ואם לא תכננתם תוכנית בקרות, במוקדם או במאוחר תיפלו קורבן. המציאות היא ש-99% מהאנשים ישרים, אבל האחוז האחד שיכול לפגוע בעסק שלכם קיים ומתישהו זה יגיע גם אליכם. בהקשר זה, תוכנית בקרות יכולה למזער משמעותית את הסיכון.

2. בעל העסק צריך להיות במרכז מערכת הבקרות

חשוב כי כל הסובבים את בעל העסק בארגון ידעו שהוא במרכז מערכת הבקרה. בעל העסק צריך להציב את עצמו בכל הצמתים המרכזיים בעסק: חתימה על צ'קים, אישור קליטת עובדים חדשים, אישור תנאי רכש ומתן אשראי לקוחות ותשלומים לרשויות. בעל העסק צריך לעמוד ישירות בקשר עם רואי חשבון, בנקים והספקים המרכזיים. הכלל המנחה במקרה זה היא להציב את בעל העסק במרכז מערכת הבקרות אך להיזהר לא להפוך את בעל העסק לצוואר בקבוק.

ערכו ביקורות פתע. כך תמנעו מגניבה פנים ארגונית צילום: Shutterstock

3. זהו את הנושאים שהם עתירי סיכון בעסק

למשל: קבלה ותשלום של מזומן, תחום השכר (כולל מסים ותנאים סוציאלים), אשראי לקוחות וגביה (כולל מחיקת חובות בעיתיים), תחום הרכש ואחסון של סחורות. בנוסף יש לבחון את הסיכונים הספציפיים לעסק שלכם. לדוגמא, בעל עסק בתחום הברזל נגנב במשך שנים ע"י מפעיל המשקל שלו וספק מתכות שזייפו רישומים בשקילה כדי לנפח חשבונות רכש והתחלקו ברווחים.

4. חלקו סמכויות בין עובדים

לדוגמא, הקפידו שמי שמקבל סחורות לא יהיה זה שגם משלם על הסחורות. ככל שיותר אנשים מעורבים בתהליך כלשהו קטנה ההסתברות שתיווצר בניהם קנוניה. עובד בודד יכול לקבל החלטה פסולה מוסרית. לשלושה עובדים יחד מאוד קשה לגנוב מבעל העסק.

5. בצעו ביקורות פתע

ביקורות יכולות להיות פיזיות, כגון כניסה למחסן ואימות פרטים ידני על ידי הבעלים; טכנולוגיות, דרך מצלמות ומעקבי אימייל ורישום מחשב; וחשבונאיות, ביקורות טיפוסיות הן: ספירות מלאי פנימיות, ספירת קופות, אימות אשראי ותמחור לקוחות או ספירת שעות עבודה. לדוגמא, בעל עסק במפעל תעשיה עם מאות עובדים לקח פעם את רשימת העובדים והלך להכיר אותם. בזכות בדיקה זו הוא גילה שהיו שלושה עובדים פיקטיביים ברשימה, קרי שמנהל הכספים שלו גנב שלוש משכורות.

6. עודדו דיווח על אי סדרים

התרבות שלנו מסתכלת בעין לא יפה על "שטינקרים". נסו ליצור תרבות אחרת בעסק שמשדרת מסר ברור לעובדים: עובד שגונב מבעל העסק גונב גם מהעובדים האחרים. ברוב המקרים בהם נתקלתי התברר בדיעבד שהיו עוד עובדים ש"חשדו" שיש להם עמית שגונב, אך נמנעו מלדווח על כך לבעל העסק.

7. הגבילו את הנגישות לרישומים חשבונאיים

ככל שפחות עובדים יכולים להשפיע על רישומים חשבונאיים כך תהיה פחות אפשרות "לשחק" איתם. אסור שאנשי מכירות או רכש יהיו חשופים לרישומים חשבונאיים או יהיו מסוגלים לשנות אותם. לא פעם איש מכירות או איש רכש שינה רישומים חשבונאיים כדי להסתיר את העקבות של תרמיתו. בהקשר זה ראוי לדאוג שעידכון רישומי הנהלת החשבונות מתבצע באופן תדיר וללא עיכובים.

8. תעדו פעולות עסקיות

ככל שיש יותר תיעוד לרכישות, עסקאות ותנועות יותר קל לבקר אותן. חשוב להשתמש בהזמנות כחובות, להוציא חשבוניות וקבלות מיד עם ביצוע העסקה, להחתים תעודות משלוח, לשמור העתקים של צ'קים ואת כל אלה לשמור בצורה מסודרת. מומלץ גם ליצור אימייל ארגוני על בסיס הדומיין של העסק ולשמור את כל התכתבות עובדי החברה בשרת מרכזי שניתן לבקר.

9. בצעו הליך מיון קפדני של עובדים פוטנציאלים

 ההליך צריך לכלול בדיקות רקע מעמיקות על המועמדים החדשים, בחינת מעורבות מועמדים במעילות קודמות, דברו עם מספר ממליצים (וגם כאלה שלא קיבלתם מהעובד עצמו) כדי לוודא את אמינותם. שימו לב לשינויים באורח חיים אצל עובדים קיימים - גנבים מתוך העסק עושים זאת בד"כ בגלל בעיה אישית שסוחפת אותם לסחרור כלכלי (סמים, חובות, גירושין) או חמדנות שנובעת מעלייה ניכרת ברמת החיים.

10. דברו עם בעלי עסקים אחרים ולימדו מניסיונם בנושא המעילות

רוב בעלי העסקים נתקלו בעבר בבעיות של גניבה או רמאות. מהם ניתן ללמוד על החשיבות של צעדי מנע ואולי גם על טקטיקות מעניינות להגנה מפני מעילות שמתאימות לעסק שלך. ברגע שפותחים שיחה בנושא, אנשים נפתחים ומוכנים לדבר על כך ארוכות. הרי בד"כ מדובר בפגיעות באמון שמאוד כואבות לבעלי העסקים.

11. חיתמו על כל הפעולות הכספיות בעצמכם

הקפידו לחתום על כל הצ'קים וכל ההעברות הבנקאיות והמעיטו בשימוש במזומן. פנקסי צ'קים סחירים צריכים להישמר אצל המנכ"ל בכספת אישית.

הכותב הוא מנכ"ל חברת האשראי פנינסולה, המספקת פתרונות אשראי מסחרי לעסקים קטנים ובינוניים.